2. Onglet gestion des achats
📂 Documents fournisseur
📁 Vue Documents
L’onglet Documents affiche l’ensemble des documents liés aux comptes rendus fournisseurs, dans une vue dédiée.
On peut égaler y accéder via l'onglet Document directement parmi les onglets sur la page d'un tiers :
🧰 Fonctionnalités disponibles
Cet onglet propose des fonctionnalités similaires à la photothèque :
-
Gestion des fichiers et dossiers,
-
Déplacement,
-
Duplication,
-
Navigation par tags.
👉 Tous les documents apparaissent à la racine par défaut.
Il est possible de créer des dossiers et d’y organiser les fichiers.
Pour comprendre le fonctionnement :
- Créer des dossiers et ajouter des fichiers
- Naviguer dans la structure
- Modifier et gérer le contenu
- Déplacer et dupliquer
- Gérer les tags
- Suppression de dossiers et fichiers
- Visualiser, rechercher et filtrer
🔍 Différences avec la photothèque globale
L’onglet Documents se distingue sur plusieurs points :
-
Il accepte tous types de fichiers (PDF, Word, Excel, etc.) ;
-
Lors de la suppression d’un fichier :
-
Celui-ci est d’abord archivé,
-
Affiché en fin de liste avec un statut spécifique.
-
Il est ensuite possible de :
-
Le supprimer définitivement (icône croix),
-
Le restaurer (icône flèche).
En allant sur la vue de modification d'un fichier on peut à présent voir si il fait parti d'un compte rendu :
⚠️ Point important
La suppression d’un compte rendu
➡️ Ne supprime pas les documents qui lui sont associés.
📈 Statistiques et BFA
📍 Accéder à la gestion des achats
Depuis la fiche d’un tiers fournisseur, cliquez sur l’onglet Gestion des achats.
📊 Statistiques d’achats fournisseur
La partie Statistiques permet d’analyser les montants facturés chez un fournisseur sur une période donnée.
🎛️ Critères de filtrage
Plusieurs critères sont disponibles :
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Période
Période d’analyse des achats chez le fournisseur.
⚠️ La période ne peut pas excéder un an. -
Produit (facultatif)
À laisser vide pour une vue globale, ou à renseigner pour analyser un produit précis. -
Section analytique
Permet de limiter l’analyse à une catégorie de produits. -
Afficher le listing détaillé
Active une vue alternative sous forme de listing de commandes.
Cliquez sur Filtrer pour afficher les résultats.
📈 Résultats affichés
Une fois le filtrage appliqué :
-
Un graphique affiche, mois par mois :
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le montant facturé sur l’année N,
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les montants des années N-1 et N-2 sur la même période ;
-
-
Un tableau reprend les mêmes données sous forme chiffrée.
📋 Listing détaillé des commandes
En cochant Afficher le listing détaillé, puis Filtrer, un tableau s’affiche.
Chaque ligne correspond à une commande fournisseur, avec :
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Le numéro de commande,
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La date de facture,
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Le nom du produit,
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Le montant HT.
💰 BFA – Bonification de fin d’année
La section BFA permet de gérer les bonus de fin d’année accordés par le fournisseur.
➕ Créer une BFA
Cliquez sur + Ajouter une BFA.
Une pop-in s’ouvre avec les champs suivants :
- Titre
Ce champ est obligatoire - Description
Ce champ est facultatif -
Valeur de la remise
Par défaut en %, calculée à partir des achats réalisés.
Il est possible de basculer en € via le menu déroulant. -
Seuil à atteindre (€)
Montant d’achats nécessaire pour débloquer la BFA. -
Date d’échéance
Date limite pour atteindre le seuil. - Le montant des achats
En calcul automatique ou manuel, on peut ensuite renseigner ce montant si il n'est pas calculé automatiquement
Validez pour créer la BFA.
📂 États des BFA
Les BFA sont classées automatiquement dans les sections suivantes
(masquées si vides) :
-
BFA passées – Objectif atteint
-
BFA passées – Objectif non atteint
-
BFA en cours
👉 Une BFA en cours dont le seuil est atteint est affichée avec un contour vert.
✏️ Modifier ou supprimer une BFA
-
Icône crayon : modifier la BFA
-
Icône croix : supprimer la BFA
📝 Comptes rendus fournisseur
📋 Listing des comptes rendus
L’onglet Comptes rendus affiche l’ensemble des comptes rendus liés au fournisseur :
-
Le dernier compte rendu est affiché intégralement ;
-
Les anciens sont repliés et peuvent être ouverts par un clic.
➕ Créer un compte rendu
Cliquez sur + Créer un compte rendu.
Une fenêtre de création s’ouvre et permet de renseigner :
-
Titre (obligatoire)
-
Date du rendez-vous (obligatoire)
-
Contenu (obligatoire)
Texte enrichi (gras, listes, etc.) -
Actions en cours
-
Documents
Inactif tant que le compte rendu n’est pas enregistré
Cliquez sur Créer le compte rendu.
Un message confirme la création.
📎 Ajouter des documents à un compte rendu
Après création :
-
La pop-in reste ouverte,
-
La section Documents s'active.
Vous pouvez :
-
Glisser-déposer des fichiers,
-
Ou utiliser le bouton Ajouter un document.
Une fois les documents ajoutés, cliquez sur Enregistrer les modifications.
⚙️ Actions sur un compte rendu
Au survol d’un compte rendu, plusieurs icônes apparaissent.
🔔 Envoyer une notification
L'icône :
Cette action envoie une notification aux services configurés.
Paramétrer les services notifiés
🔍 Afficher le détail
L'icône :
Permet d’ouvrir le compte rendu dans une page dédiée, avec l’intégralité de son contenu.
✏️ / 🗑️ Modifier ou supprimer
Les icônes :
et
Permettent respectivement :
-
De modifier un compte rendu,
-
De le supprimer.