3. Suivi commercial des devis

📊 Comment réaliser son suivi commercial 

 Le suivi commercial dans Elephant vous permet de garder une vision claire et structurée de vos devis, de vos échanges clients et de l’avancement de vos affaires. Voici les bonnes pratiques à adopter pour un suivi efficace et fiable. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 📈 Savoir passer un devis à l’indice supérieur 

 Lorsque vous devez modifier un devis déjà transmis à votre client, il est fortement recommandé de créer un nouvel indice plutôt que de modifier l’existant. 

 👉 Cela évite toute confusion entre vous et votre client, notamment lorsque plusieurs versions du devis circulent. 

 ➕ Créer un nouvel indice de devis 

 La création d’un nouvel indice se fait très simplement : 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Cliquez sur l’icône « Créer une nouvelle version de ce devis (nouvel indice) » 

 

 

 

 

 

 

 

 

 ⚠️ À ne pas confondre avec l’icône située juste à gauche, qui permet de dupliquer un devis avec un nouveau numéro . Cette duplication est utile, par exemple, lorsque vous faites une proposition similaire à plusieurs clients différents . 

 ✅ Bon réflexe à adopter 

 Après avoir transmis un devis à votre client, pensez toujours à le basculer à l’état « Envoyé au client » . Cela vous évitera toute modification involontaire sur un devis déjà communiqué. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 📝 Outil de suivi des échanges clients 

 Elephant met à votre disposition un outil dédié au suivi des échanges liés à un devis . 

 🔎 Accéder au suivi commercial 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Cliquez sur l’icône « Afficher le suivi commercial du devis » 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Vous pourrez : 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Saisir des notes de suivi (appels, échanges mails, décisions, remarques…) 

 

 

 Consulter l’historique des échanges passés 

 

 

 

 

 

 

 

 

 💡 Astuce : Il est souvent très utile de retrouver ce qui a été dit plusieurs mois auparavant, notamment lorsqu’un client revient vers vous. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 🔄 Connaître et utiliser les états des devis 

 Un devis peut se trouver dans 4 états différents dans Elephant : 

 ✏️ En rédaction 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Le devis est en cours de création 

 

 

 Il n’est ni finalisé, ni transmis au client 

 

 

 

 

 

 

 

 

 📤 Envoyé au client 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Le devis a été transmis 

 

 

 Il n’est plus modifiable 

 

 

 

 

 

 

 

 

 ✅ Accepté 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Le devis a été validé par le client 

 

 

 L’affaire correspondante est ouverte 

 

 

 Le devis est archivé 

 

 

 

 

 

 

 

 

 ❌ Refusé 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Le devis a été refusé par le client 

 

 

 Il est archivé 

 

 

 

 

 

 

 

 

 👉 Comme vu précédemment, il est essentiel de passer le devis à l’état « Envoyé au client » dès son envoi. Seuls les devis dans cet état peuvent être acceptés et ouvrir une affaire. Ils passent alors automatiquement à l’état « Accepté » . 

 Lorsque vous savez qu’une affaire est perdue, pensez à passer le devis à l’état « Refusé » . Cela permet : 

 

 

 

 

 

 

 

 

 D’alléger vos listes de devis 

 

 

 D’améliorer la lisibilité de votre suivi commercial 

 

 

 

 

 

 

 

 

 🔎 Les devis refusés peuvent bien entendu être réaffichés à tout moment si nécessaire. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 ♻️ Revenir sur un indice précédent 

 ℹ️ À savoir 

 Lorsque vous créez un nouvel indice , le devis précédent passe automatiquement à l’état « Refusé » . 

 Cependant, si votre client décide finalement de retenir une version antérieure , il est tout à fait possible de la réactiver. 

 🔓 Rouvrir un devis refusé 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Depuis l’onglet « Devis » de la fiche client, affichez les devis refusés 

 

 

 

 Cliquez sur l’icône « Rouvrir le devis » du devis concerné 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 👉 Le devis repasse alors à l’état « Envoyé au client » , tandis que le devis de la même série précédemment actif passe à l’état « Refusé » . Vous pouvez ainsi ouvrir l’affaire depuis le bon devis. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 🧹 Bonnes pratiques de gestion des devis 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Mettez régulièrement à jour l’état de vos devis en cours 

 

 

 Archivez les devis obsolètes ou abandonnés 

 

 

 

 

 

 

 

 

 🎯 Avantages : 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Des listes plus courtes et plus lisibles 

 

 

 Des temps de chargement optimisés 

 

 

 Un suivi commercial plus efficace 

 

 

 

 

 

 

 

 

 🗒️ En cas de refus, si vous disposez d’informations (raison du refus, concurrence, budget…), prenez le temps de les noter dans la zone commentaire . Ces informations peuvent être précieuses si le client revient plus tard. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 📊 Analyser son suivi via le tableau de bord 

 Vous pouvez analyser votre activité commerciale depuis le menu dédié : 

 

 📅 Contenu du tableau de bord 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Par défaut, la page affiche les devis traités sur le dernier mois 

 

 

 Le formulaire situé à gauche vous permet de : 

 

 

 Modifier la période 

 

 

 Affiner votre analyse 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 🔍 Accéder au détail 

 Dans le tableau, les chiffres rouges et en gras sont cliquables. Ils permettent d’afficher le détail des devis à l’origine des montants présentés.