5. Commandes fournisseurs et approvisionement
5. Commandes fournisseurs et approvisionnements
L’onglet Suivi des approvisionnements permet de gérer l’ensemble des commandes de fournitures liées à une affaire.
📋 Liste des fournitures prévues
En haut de la page, Elephant affiche la liste des fournitures nécessaires à la réalisation du chantier, issues du devis.
Cette liste peut servir de base pour la création des commandes fournisseurs.
Toutefois, les quantités peuvent être ajustées en fonction du calepinage réalisé par le bureau d’études 🧠.
Il est possible de masquer certaines lignes en les sélectionnant puis en cliquant sur Faire disparaître ces lignes.
➕ Créer une commande fournisseur
Pour créer une nouvelle commande fournisseur :
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Sélectionnez éventuellement les lignes à intégrer,
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Choisissez le fournisseur dans la liste ou via la recherche,
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Validez votre choix.
Vous accédez alors à l’interface de création de la commande.
🧾 Paramétrage de la commande
L’intitulé de la commande et la date sont obligatoires pour pouvoir générer le PDF 🖨️.
Vous pouvez également :
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Renseigner une date de livraison demandée,
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Modifier l’adresse de livraison,
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Auster les contacts (acheteur et contact sur site) par double-clic.
Certaines informations administratives peuvent être demandées, par exemple pour indiquer si la commande contient de la sous-traitance 🧑🏭.
🧩 Renseigner les lignes de commande
Les lignes peuvent être ajoutées via le bouton Ajouter.
La recherche s’effectue par défaut dans le catalogue du fournisseur sélectionné.
Il est possible d’élargir la recherche à l’ensemble du catalogue.
Chaque ligne doit être associée à un budget (section analytique) afin d’alimenter correctement le suivi financier 📊.
📝 Contenu de la commande
Vous pouvez consulter le contenu d'une ligne de commande sur la page dédiée.
📎 Documents liés à la commande
Des documents peuvent être ajoutés :
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Au niveau de l’entête de la commande (AR de commande, conditions d’achat),
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Au niveau de chaque ligne (schémas, nomenclatures).
Les fichiers PDF sont ajoutés à la suite de la commande, tandis que les images sont intégrées directement dans les lignes concernées.
🖨️ Générer et envoyer la commande
Une fois la commande finalisée :
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Générez le PDF,
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Envoyez-le au fournisseur,
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Passez la commande à l’état Envoyée au fournisseur.
⚠️ Pensez à changer l’état de la commande afin d’éviter toute modification involontaire ultérieure.
🗄️ Contenu de la commande
📝 Contenu de la commande
Les ajouts effectués dans une commande s’affichent dans un tableau dédié, regroupant l’ensemble des lignes de commande.
Chaque ligne correspond à une fourniture ou un élément ajouté, avec plusieurs sections et boutons d’actions détaillés ci-dessous.
📦 Fourniture
Cette colonne indique le produit ou la prestation ajouté(e) à la commande.
🔹 Produit issu du catalogue
Si la fourniture provient du catalogue, un bouton permet d’accéder directement à sa fiche produit.
Le nom du produit apparaît à côté de ce bouton.
🔹 Produit créé manuellement
Si le produit a été créé manuellement, son nom apparaît dans un champ modifiable.
Vous pouvez le modifier directement depuis la ligne.
📎 Documents
Cette section permet d’associer des documents à la ligne de commande (devis fournisseur, fiche technique, photo, etc.).
Vous pouvez :
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➕ Ajouter un ou plusieurs documents
-
👁️ Visualiser un document grâce à l’icône œil
-
❌ Supprimer un document via la croix
💬 Commentaire
Zone libre permettant de saisir un commentaire lié à la ligne de commande.
Idéal pour ajouter une précision spécifique (détail technique, consigne particulière, note interne, etc.).
📊 Budget
Permet d’indiquer à quelle section analytique est rattachée la ligne de commande.
Cette information est essentielle pour le suivi budgétaire et analytique.
🔢 Quantité
La quantité est composée de deux champs distincts :
1️⃣ Quantité
Champ modifiable directement dans la ligne.
Vous pouvez ajuster la valeur manuellement.
2️⃣ Unité
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Si la fourniture provient du catalogue : l’unité est définie par défaut.
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Si la fourniture a été créée manuellement : l’unité est modifiable via le bouton de modification.
💶 Prix unitaire HT net
Correspond au prix unitaire hors taxes net, exprimé en €/m² (ou autre unité selon le produit).
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Champ modifiable directement dans la ligne
-
⚠️ Après modification, appuyez sur Entrée pour valider la saisie
🧮 Total HT
Montant total hors taxes calculé automatiquement.
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Non modifiable
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Affiché à 0,00 € par défaut
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Se calcule automatiquement dès que la quantité et le prix unitaire HT net sont renseignés
Exemple ici : 50 (Quantité) x 500 (Prix unitaire) = 25 000 (Total HT)
⚙️ Boutons d’action
Chaque ligne de commande dispose de plusieurs actions :
📄 Dupliquer
Permet de dupliquer la ligne dans la même commande.
✏️ Modifier
Ouvre une fenêtre modale de modification permettant de :
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Modifier la quantité
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Modifier l’unité (si le produit n’appartient pas au catalogue)
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Ajouter ou modifier un commentaire
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Changer la section analytique
🗑️ Supprimer
Permet de supprimer définitivement la ligne de commande.
⚠️ Cette action est irréversible.
