C. Affaires

1. Comprendre le fonctionnement du catalogue produit

Le catalogue produit constitue la base du chiffrage et des commandes d’approvisionnement. Il centralise l’ensemble des fournitures utilisables dans Elephant.

🔍 Découverte du catalogue

Le catalogue regroupe une bibliothèque de fournitures, organisée par grandes familles de produits (ex. : panneaux, portes, accessoires…).

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Chaque famille dispose de caractéristiques spécifiques permettant de classer et filtrer les produits.

Exemples :

Ces caractéristiques sont ensuite utilisées lors du chiffrage pour affiner les sélections.

🏭 Origine des données produits

La bibliothèque est alimentée par le service achats à partir des données des fabricants.

Pour chaque produit :

👉 Cela permet d’adapter automatiquement les commandes fournisseurs en fonction des références sélectionnées.

🧩 Produits simples et produits composés

Certains produits du catalogue sont en réalité des ensembles composés de plusieurs éléments.

Par exemple, le produit :

est constitué de :

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👉 Lorsqu’un produit composé est utilisé au chiffrage :

🔄 Fonctionnement avec la base commune du groupe

Au sein du groupe Pi Install, la base de données des fournitures est centralisée.

🎯 Avantages

➕ Ajouter un produit au catalogue

Si vous souhaitez ajouter un nouveau produit :

⚠️ La création directe n’est pas possible côté utilisateur.

Vous devez contacter le service achats, qui procédera à l’ajout dans la base commune. Le produit sera alors disponible pour toutes les filiales du groupe.

📊 Suivi des mises à jour du catalogue

Un widget permet de connaître la date de la dernière mise à jour tarifaire du catalogue.

Widget : Suivi des mises à jour du catalogue des fournitures

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2. Ouvrir une affaire à partir d'un devis

Vous avez convaincu votre client et le devis a été signé ✍️
Il est maintenant temps d’ouvrir l’affaire dans l’ERP afin de pouvoir :

▶️ Lancer l’ouverture de l’affaire

Depuis le devis validé, cliquez sur l’icône « Ouvrir le chantier » :

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⚠️ Remarque
Cette icône n’est visible que si le devis est à l’état « Envoyé au client ».

🧾 Formulaire d’ouverture de chantier

Le formulaire d’ouverture de chantier est pré-rempli avec les informations issues du devis :

Vous pouvez toutefois modifier le client à cette étape si nécessaire.

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🏷️ Nom usuel du chantier

Le nom usuel du chantier correspond à l’intitulé utilisé en interne par vos équipes.

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📅 Date de début de chantier

La date de début de chantier est obligatoire.

🔄 Nouvelle affaire ou avenant

Le formulaire vous demande ensuite si le devis validé correspond :

Dans le cas d’un avenant, sélectionnez l’affaire à laquelle rattacher cette nouvelle commande.

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📍 Adresse du chantier

Complétez l’adresse du chantier.

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📑 Informations administratives

Vous devrez ensuite répondre à plusieurs questions destinées à permettre aux services administratifs de préparer les documents nécessaires à la réalisation du chantier :

✅ Validation des engagements

Selon la configuration mise en place par la cellule qualité, vous pouvez être amené à valider différents engagements avant l’ouverture de l’affaire.

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⚠️ Si ces engagements sont activés, toutes les cases doivent être cochées pour pouvoir ouvrir l’affaire.

👥 Responsables et analytique du chantier

Pour finaliser l’ouverture de l’affaire :

Un maître d’œuvre peut également être renseigné :

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💡 Bonnes pratiques

Pour faciliter le travail du service ADV, pensez à :

🔄 Transmission automatique des informations aux autres services

Lors de l’ouverture de l’affaire, Elephant génère automatiquement plusieurs tâches administratives nécessaires à la préparation du chantier, notamment :

Ces tâches sont automatiquement rattachées aux utilisateurs concernés, en fonction de leurs rôles (sécurité, RH, administratif…).

👉 Cela permet à chaque service de disposer immédiatement des informations nécessaires, sans ressaisie.

🧩 Suivi des tâches liées au chantier

Pour visualiser les tâches qui vous sont attribuées, vous pouvez installer le widget « Mes tâches à faire » sur votre page d’accueil.

Ce widget permet :

✅ Lorsqu’une tâche est validée, elle est automatiquement marquée comme terminée pour l’ensemble des utilisateurs associés.

Un suivi global des tâches est également disponible depuis la fiche chantier, dans l’onglet « Tâches ».

⚠️ Remarque
L’affectation des utilisateurs aux différentes tâches se fait depuis le menu :
Paramétrages > Tâches, sous réserve de disposer des droits nécessaires.

🖨️ Générer la fiche synthèse du chantier

Une fois l’affaire ouverte, vous pouvez générer la fiche synthèse du chantier au format PDF.

Pour cela :

Cette fiche regroupe :

📄 Elle est particulièrement utile pour un partage rapide avec les équipes ou les services administratifs.

3. Affaires


3. Affaires

📊 Tableau de bord d’une affaire

Le tableau de bord d’une affaire centralise l’ensemble des informations liées à une affaire : suivi financier, budgets, heures estimées et répartition analytique.
Il constitue le point d’entrée principal pour analyser la rentabilité et l’avancement de l’affaire.

🧭 Pilotage d’une affaire

Sur la page de suivi d’affaire, vous retrouvez en en-tête :

Cette page est organisée en plusieurs onglets que nous détaillons ci-dessous.

💰 Coûts d’une section analytique

Pour consulter les coûts associés à une section analytique :

  1. Accédez à l’affaire concernée.

  2. Ouvrez l’onglet Synthèse financière.

  3. Dans les tableaux de budgets, cliquez sur le bouton de détail correspondant à la section analytique souhaitée.

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Une fenêtre pop-in s’ouvre alors. Elle liste :

🧾 Budgets estimatifs

Si un budget estimatif a été affecté à une mauvaise section analytique, il est possible de le corriger facilement.

Accéder à la commande

Depuis l’onglet Synthèse financière, cliquez sur le numéro du devis / de la commande concerné.

1i6image.png

Modifier la section analytique

  1. Dans la commande, repérez le poste concerné.

  2. Cliquez sur le bouton permettant d’afficher le détail du poste.

  3. Descendez jusqu’à la composition du poste.

  4. Double-cliquez sur la section analytique pour la modifier.

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Valider les modifications

Les changements sont appliqués immédiatement, sans action supplémentaire.

➡️ Revenez ensuite dans la synthèse financière de l’affaire pour visualiser les ajustements.
💡 Pensez à rafraîchir la page si nécessaire.

⏱️ Nombre d’heures estimatif

Le nombre d’heures estimatif affiché dans la synthèse financière est calculé automatiquement à partir de plusieurs éléments :

À partir de ces données, Elephant estime un volume horaire selon la formule suivante :

Nombre d’heures estimatif = Budget / Taux horaire

Détermination du taux horaire

À défaut, le taux horaire est utilisé depuis les paramètres généraux de l’application.

📁 Archivage d’un chantier

La page d’archivage d’un chantier permet de contrôler et valider l’ensemble des opérations obligatoires avant de pouvoir fermer une affaire.

Elle garantit que toutes les étapes nécessaires ont bien été réalisées avant la clôture définitive du chantier.

On y accède à partir du bouton Supprimer l'affaire :

Capture d’écran 2026-01-28 à 15.51.19.png

✅ Vérifier les opérations obligatoires

La page liste les différentes obligations à remplir pour l’affaire.
Pour chaque opération :

Une fois l’opération réalisée :

  1. Revenez sur la page d’archivage.

  2. Cliquez sur le bouton Rafraîchir afin de mettre à jour la liste.

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Les opérations validées sont automatiquement prises en compte.

🗓️ Saisir la date du PV de réception

Lorsque toutes les obligations sont remplies, le formulaire de saisie de la date du PV de réception de l’affaire s’affiche.

Cette date est une étape clé :

🔒 Clôturer l’affaire

Une fois la date du PV de réception enregistrée, l’affaire peut être archivée et clôturée conformément aux règles de gestion d’Elephant.

3. Affaires

🛡️ Onglet « Sécurité » du suivi de chantier

L’onglet Sécurité regroupe l’ensemble des documents liés à la sécurité du chantier.

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📄 Document sécurité par défaut

Lors de l’ouverture de l’affaire :

➕ Ajouter des documents sécurité

Vous pouvez ajouter d’autres documents sécurité au chantier, tels que :

Pour ajouter un document, cliquez sur le bouton : 

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Complétez ensuite le formulaire avec le fichier PDF correspondant.

📤 Envoyer un document

Une fois le document ajouté, pensez à l’envoyer afin de le rendre disponible aux intervenants :

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Lors de l’envoi du document :

Cette fonctionnalité permet de centraliser les documents sécurité et de garantir leur diffusion et signature auprès de l’ensemble des intervenants concernés.

3. Affaires

🚚 Onglet « Logistique » d’une affaire

L’onglet Logistique d’une affaire centralise l’ensemble des demandes de transport et des demandes d’engins liées à l’affaire.
Il permet de gérer simplement les besoins logistiques nécessaires à la bonne réalisation du chantier ou de la mission.

🚛 Créer une demande de transport

Pour créer une demande de transport :

  1. Depuis l’onglet Logistique de l’affaire, cliquez sur le bouton de création.

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  1. Dans le menu proposé, sélectionnez Demande de transport.

    image.png

La demande est alors créée et peut être complétée avec les informations nécessaires (dates, lieu, remarques, etc.).

Voir documentation spécifique : Demande de transport

🏗️ Créer une demande d’engin

Pour créer une demande d’engin :

  1. Depuis l’onglet Logistique de l’affaire, cliquez sur le bouton de création.

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  1. Cliquez ensuite sur le bouton : + Ajouter.

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       3. Sélectionnez ensuite le type de demande d’engin à créer (engin spécifique, durée, conditions d’utilisation, …).

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La demande est immédiatement ajoutée à l’affaire et reste modifiable tant qu’elle n’est pas validée.

Voir documentation : Demande d'engins

3. Affaires

📈 Onglet « Facturation » d'une affaire

🏦 Caution bancaire

Depuis l’onglet Facturation du tableau de bord d’une affaire, vous pouvez renseigner les informations relatives à la caution bancaire engagée pour l’affaire.

Pour cela, cliquez sur le bouton Caution bancaire.

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📝 Renseigner les informations de la caution

Un formulaire s’ouvre et vous permet de compléter les informations suivantes :

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👉 Si la date de rappel n’est pas renseignée manuellement, elle est calculée automatiquement lors de la clôture du chantier :
1 an après la date du PV de réception de chantier.

🎨 Indicateur visuel de complétion

Dès lors que des informations sont renseignées, le bouton Caution bancaire change de couleur.
Ce changement visuel permet d’identifier rapidement les affaires pour lesquelles une caution bancaire est enregistrée.

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⏰ Suivi des cautions bancaires à lever

Pour faciliter le suivi, Elephant met à disposition le widget Cautions bancaires à lever.

Ce widget :

Il offre ainsi une vision synthétique des cautions à traiter et sécurise leur suivi dans le temps.

3. Affaires

🗂️ Gestion des projets

Il est possible de regrouper plusieurs chantiers au sein d’un projet afin de disposer d’une vue globale et consolidée de la situation : financière, opérationnelle et analytique.

Les projets facilitent le pilotage de plusieurs affaires liées entre elles.

➕ Créer un nouveau projet

Vous pouvez créer un nouveau projet :

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Sélectionner les chantiers

L’interface de création de projet vous permet :

  1. D’ajouter les chantiers à regrouper en cliquant sur + ;

  2. De vérifier la liste des chantiers sélectionnés ;

  3. De cliquer sur Créer pour valider.

Le projet est alors créé et accessible depuis la liste des projets.

📋 Vue projet – Onglet Informations

L’onglet Informations affiche :

Cet onglet constitue le point d’entrée du projet.

📊 Vue projet – Onglet Synthèse

L’onglet Synthèse présente les montants cumulés de l’ensemble des chantiers du projet.

Il reprend la présentation de la synthèse de chantier, en y ajoutant :

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📑 Vue projet – Onglet Synthèse détaillée

L’onglet Synthèse détaillée permet d’analyser les montants détaillés pour l’ensemble des chantiers du projet.

Vous y retrouvez :

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Afficher ou masquer les détails

Au chargement de la page, tous les montants ne sont pas affichés.
Cliquez sur le triangle bleu, situé à gauche des libellés :

💶 Vue projet – Onglet Facturation

L’onglet Facturation permet de :

⏱️ Vue projet – Onglet Suivi des heures

Cet onglet présente la synthèse des heures travaillées, consolidée sur l’ensemble des chantiers du projet.
Il facilite le suivi de la charge et l’analyse des temps passés.

📦 Vue projet – Onglet Suivi des approvisionnements

L’onglet Suivi des approvisionnements offre une vue synthétique :

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📈 Vue projet – Onglet Évolution

L’onglet Évolution permet de suivre les montants consolidés des chantiers du projet dans le temps.
Il offre une vision claire de l’évolution globale du projet et de sa performance.

🔒 Clôturer un projet

La clôture d’un projet permet d’archiver l’ensemble des chantiers qui le composent et de figer définitivement sa situation.

Depuis le tableau de bord du projet, cliquez sur le bouton Clôturer le projet.

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Vous accédez alors à une page dédiée à la gestion de la clôture.

📋 Vérification des conditions de clôture

Cette page affiche :

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Pour chaque affaire, trois cas de figure sont possibles :

- Toutes les conditions sont validées :

Lorsque toutes les conditions sont remplies :

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- Certaines conditions ne sont pas validées :

Si une ou plusieurs conditions ne sont pas remplies :

Pour ces cas, vous avez la possibilité de cliquer sur Forcer l’archivage.

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⚠️ Attention :
Le forçage :

- Affaire déjà archivée :

Dans certains cas (anciens projets notamment), une affaire peut déjà être archivée :

Ces affaires sont considérées comme conformes pour la clôture.

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🔓 Finaliser la clôture du projet

Lorsque :

le bouton Clôturer le projet devient actif.

Vous pouvez alors finaliser la clôture.

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📊 Projet clôturé

Une fois le projet clôturé :

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3. Affaires

🚧 Retours Terrains

📝 Fiches de retour des chantiers

Les fiches de retour des chantiers permettent de centraliser les retours terrain transmis par les équipes intervenant sur les chantiers.
Elles facilitent le suivi, le traitement et la traçabilité des actions engagées.

🔄 États des retours terrain

Les retours terrain sont classés selon trois états, reflétant leur avancement :

Ces états permettent de suivre rapidement le niveau de prise en charge de chaque retour.

✏️ Compléter le suivi d’un retour terrain

Pour compléter le suivi d’un retour et modifier son état :

  1. Cliquez sur l’icône Compléter le suivi associée au retour concerné.

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  1. Une fenêtre pop-in s’ouvre et vous permet :

    • De renseigner le texte de suivi,

    • De changer l’état du retour terrain.

Les informations saisies assurent la traçabilité des actions réalisées.

3. Affaires

🚛 Demande de transport

La demande de transport permet d’organiser le chargement et la livraison de fournitures dans le cadre d’une affaire.

La création d’une demande de transport se fait depuis l’onglet Logistique d’une affaire.

➕ Créer une demande de transport

Depuis l’onglet Logistique :

  1. Cliquez sur le bouton de création d’une demande.

  2. Sélectionnez Demande de transport.

Vous accédez alors au formulaire de saisie de la demande.

📝 Informations générales

Cette section permet de renseigner les informations principales de la demande :

📦 Chargement

Cette partie concerne le lieu et la date de chargement des fournitures.

🚚 Livraison

Cette section permet de définir les modalités de livraison.

📄 Commandes fournisseurs

Les commandes fournisseurs en cours apparaissent par défaut dans le listing.

Ajouter des commandes fournisseurs

Pour ajouter une commande fournisseur archivée, cliquez sur le bouton dédié.

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Sélectionnez ensuite les commandes à ajouter, puis validez la sélection.

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💾 Enregistrer la demande de transport

Une fois l’ensemble des informations renseignées :

  1. Cliquez sur le bouton d’enregistrement de la demande.

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La demande de transport est alors enregistrée et intégrée à l’affaire.

🚛 Visualiser et gérer une demande de transport

Cette page permet de consulter le détail d’une demande de transport et d’effectuer l’ensemble des actions associées à son cycle de vie.

📤 Envoyer la demande

Pour envoyer une demande de transport :

  1. Cliquez sur le bouton Envoyer.

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  1. Confirmez l’envoi de la demande.

La demande est alors transmise au service en charge de son traitement.

✏️ Modifier la demande

Tant que la demande n’est pas verrouillée par un traitement, vous pouvez la modifier :

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Les informations de la demande deviennent alors éditables.

🗑️ Supprimer la demande

Pour supprimer une demande de transport :

  1. Cliquez sur le bouton Supprimer.

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  1. Confirmez la suppression.

⚠️ Cette action est définitive.

📄 Afficher le PDF de la demande

Il est possible de consulter la version PDF de la demande de transport à tout moment :

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✅ Valider la demande

Une fois la demande envoyée, vous pouvez la valider en cliquant sur le bouton correspondant.

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Deux choix sont alors proposés :

⏳ Reporter la demande

Il est possible de demander le report d’une demande de transport, notamment en cas de :

Pour cela :

  1. Cliquez sur le bouton Reporter la demande.

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  1. Complétez le formulaire de report :

    • Date du report du chargement
      Nouvelle date de chargement (si une date existait).

    • Date du report de la livraison
      Nouvelle date de livraison.

    • Commentaire
      Information destinée au service en charge des demandes.

  2. Enregistrez la demande de report.

🔄 Gérer le report de la demande

Le service en charge peut ensuite :

via le bouton dédié.

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Un récapitulatif du report est alors affiché pour confirmation.

🕘 Voir l’historique des reports

Lorsqu’une demande a été reportée, l’historique des reports est consultable à tout moment :

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🚚 Marquer la demande comme partie

Lorsque les fournitures ont effectivement quitté le lieu de chargement, vous pouvez :

Cliquez simplement sur le bouton correspondant.

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Cette information est visible par l’ensemble des utilisateurs et facilite le suivi logistique.

3. Affaires

🏗️ Demande d’engin

La demande d’engin permet d’organiser la mise à disposition d’engins nécessaires à la réalisation d’une affaire.

La création d’une demande d’engin s’effectue depuis l’onglet Logistique d’une affaire.

➕ Créer une demande d’engin

Depuis l’onglet Logistique :

  1. Cliquez sur le bouton de création d’une demande.

  2. Sélectionnez le type de demande d’engin.

Vous accédez alors au formulaire de saisie de la demande.

📝 Informations générales

Cette section permet de renseigner les informations principales de la demande :

🚛 Engins de la demande

Cette section permet d’ajouter un ou plusieurs engins à la demande.

Ajouter un engin

Pour ajouter un engin :

  1. Cliquez sur le bouton d’ajout d’un engin.

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Un formulaire s’affiche et vous permet de renseigner les informations suivantes :

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Une fois les champs complétés, cliquez sur Ajouter pour intégrer l’engin à la demande.

💾 Créer la demande d’engin

Une fois l’ensemble des informations et des engins renseignés :

La demande d’engin est alors enregistrée et associée à l’affaire.

👁️ Visualiser et gérer une demande d’engin

Cette page permet de consulter le détail d’une demande d’engin et d’effectuer les actions de suivi et de gestion associées à chaque engin composant la demande.

📤 Envoyer la demande

Pour envoyer une demande d’engin :

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La demande est alors transmise au service en charge de son traitement.

✏️ Modifier la demande

Tant que la demande est modifiable, vous pouvez ajuster ses informations :

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✅ Valider un engin dans la demande

Chaque engin d’une demande peut être validé individuellement.

Pour valider un engin :

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Deux choix sont alors proposés :

❌ Annuler un engin dans la demande

Pour annuler un engin :

  1. Cliquez sur le bouton Annuler situé sur la ligne de l’engin.

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  1. Confirmez l’annulation.

L’engin est alors retiré du processus permettant sa mise à disposition.

⏳ Demander le report d’un engin

Il est possible de demander le report d’un engin dans une demande d’engin.

👉 Ce bouton est disponible uniquement lorsque :

Pour demander un report :

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Une fenêtre pop-in s’ouvre avec un formulaire à compléter.

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Informations du report

Enregistrez ensuite la demande de report.

🔄 Gérer le report d’un engin

Pour valider ou annuler un report d’engin :

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Une pop-in avec le récapitulatif du report s’affiche.
Choisissez ensuite Valider ou Annuler selon l’action souhaitée.

🕘 Afficher l’historique des reports

Pour consulter l’historique des reports d’un engin :

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Vous visualisez ainsi l’ensemble des reports effectués pour l’engin concerné.

3. Affaires

🗂️ Archivage de chantiers

Pour archiver un chantier il suffit de renseigner sa date de PV de réception depuis le tableau de bord via :

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📄 Vérification des conditions d’archivage

En cliquant sur cette icône, vous êtes redirigé vers une page récapitulant les différentes conditions nécessaires à l’archivage.

Pour chaque condition :

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On peut également forcer l'archivage depuis le bouton "Forcer l'archivage" : 

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Attention !

Forcer l'archivage n'est pas une action anodine ! D'importantes modifications seront apportées à l'affaire afin de lui faire passer les conditions bloquantes. 

Il est important de comprendre que tout forçage est une action définitive et irrémédiable.


✅ Chantier archivé

Une fois l’action effectuée, l’affaire apparaît comme archivée dans l’application.

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On peut alors la désarchiver depuis cette même page.

Pour voir comment voir et gérer les conditions d'archivage :

 ⚙️ Les conditions d’archivage 

🚫 Les affaires ne remplissant pas les conditions d’archivage

Pour accéder à la liste des affaires bloquées par au moins une condition, rendez-vous dans :

Menu principal → Production → Affaires non archivées automatiquement 

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📋 Liste des affaires concernées

En fonction des conditions d’archivage activées, cette page affiche toutes les affaires qui ne respectent pas au moins une condition.

Vous pouvez :

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ℹ️ Forcer l’archivage

Le forçage de l’archivage permet de résoudre automatiquement les conditions bloquantes avant l’archivage.

Par exemple :

Une fois ces actions effectuées, l’affaire est archivée automatiquement.

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4. Synthèse financière d'une affaire

La synthèse financière est le cœur du pilotage économique d’un chantier 📊.
Elle permet de comparer, à tout moment, le prévisionnel issu du devis avec le réalisé provenant des commandes fournisseurs, des heures de chantier et des factures.

🔎 Présentation générale

L’onglet Synthèse financière est le premier onglet affiché lorsque vous accédez à la page de suivi d’une affaire.

Il présente un tableau de synthèse regroupant les données issues :

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📊 Lecture du tableau de synthèse

Les premières colonnes correspondent aux commandes issues des devis (commande principale et avenants).

On y retrouve :

🧾 Colonne « Synthèse affaire »

La colonne Synthèse affaire affiche les données cumulées de toutes les commandes de l’affaire.

Elle représente :

⏱️ Suivi des coûts réels du chantier

Deux colonnes permettent de suivre les coûts réels à l’instant T :

Ainsi, dès l’envoi des commandes fournisseurs, les montants remontent automatiquement dans l’analytique et permettent d’anticiper la marge finale du chantier 📉📈.

📉 Analyse des écarts par section analytique

Sous le tableau principal, des tableaux détaillés permettent de comparer le prévisionnel et le réalisé par section analytique.

Capture d’écran 2026-02-09 à 17.27.22.png

Les sections présentant un dépassement de budget apparaissent en 🔴 rouge.

Pour chaque section analytique, un bouton permet d’afficher :

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5. Commandes fournisseurs et approvisionement


5. Commandes fournisseurs et approvisionement

5. Commandes fournisseurs et approvisionnements

L’onglet Suivi des approvisionnements permet de gérer l’ensemble des commandes de fournitures liées à une affaire.

📋 Liste des fournitures prévues

En haut de la page, Elephant affiche la liste des fournitures nécessaires à la réalisation du chantier, issues du devis.

Cette liste peut servir de base pour la création des commandes fournisseurs.
Toutefois, les quantités peuvent être ajustées en fonction du calepinage réalisé par le bureau d’études 🧠.

Il est possible de masquer certaines lignes en les sélectionnant puis en cliquant sur Faire disparaître ces lignes.

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➕ Créer une commande fournisseur

Pour créer une nouvelle commande fournisseur :

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Vous accédez alors à l’interface de création de la commande.

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🧾 Paramétrage de la commande

L’intitulé de la commande et la date sont obligatoires pour pouvoir générer le PDF 🖨️.

Vous pouvez également :

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Certaines informations administratives peuvent être demandées, par exemple pour indiquer si la commande contient de la sous-traitance 🧑‍🏭.

🧩 Renseigner les lignes de commande

Les lignes peuvent être ajoutées via le bouton Ajouter.

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La recherche s’effectue par défaut dans le catalogue du fournisseur sélectionné.
Il est possible d’élargir la recherche à l’ensemble du catalogue.

Chaque ligne doit être associée à un budget (section analytique) afin d’alimenter correctement le suivi financier 📊.

📝 Contenu de la commande

Vous pouvez consulter le contenu d'une ligne de commande sur la page dédiée.

📎 Documents liés à la commande

Des documents peuvent être ajoutés :

Les fichiers PDF sont ajoutés à la suite de la commande, tandis que les images sont intégrées directement dans les lignes concernées.

🖨️ Générer et envoyer la commande

Une fois la commande finalisée :

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⚠️ Pensez à changer l’état de la commande afin d’éviter toute modification involontaire ultérieure.

5. Commandes fournisseurs et approvisionement

🗄️ Contenu de la commande

📝 Contenu de la commande

Les ajouts effectués dans une commande s’affichent dans un tableau dédié, regroupant l’ensemble des lignes de commande.

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Chaque ligne correspond à une fourniture ou un élément ajouté, avec plusieurs sections et boutons d’actions détaillés ci-dessous.

📦 Fourniture

Cette colonne indique le produit ou la prestation ajouté(e) à la commande.

🔹 Produit issu du catalogue

Si la fourniture provient du catalogue, un bouton permet d’accéder directement à sa fiche produit.
Le nom du produit apparaît à côté de ce bouton.

Capture d’écran 2026-02-27 à 10.20.19.png

🔹 Produit créé manuellement

Si le produit a été créé manuellement, son nom apparaît dans un champ modifiable.
Vous pouvez le modifier directement depuis la ligne.

Capture d’écran 2026-02-27 à 10.21.56.png

📎 Documents

Cette section permet d’associer des documents à la ligne de commande (devis fournisseur, fiche technique, photo, etc.).

Vous pouvez :

Capture d’écran 2026-02-27 à 10.30.32.png

💬 Commentaire

Zone libre permettant de saisir un commentaire lié à la ligne de commande.

Idéal pour ajouter une précision spécifique (détail technique, consigne particulière, note interne, etc.).

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📊 Budget

Permet d’indiquer à quelle section analytique est rattachée la ligne de commande.

Cette information est essentielle pour le suivi budgétaire et analytique.

Capture d’écran 2026-02-27 à 10.47.14.png

🔢 Quantité

La quantité est composée de deux champs distincts :

1️⃣ Quantité

Champ modifiable directement dans la ligne.
Vous pouvez ajuster la valeur manuellement.

2️⃣ Unité

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💶 Prix unitaire HT net

Correspond au prix unitaire hors taxes net, exprimé en €/m² (ou autre unité selon le produit).

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🧮 Total HT

Montant total hors taxes calculé automatiquement.

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Exemple ici : 50 (Quantité) x 500 (Prix unitaire) = 25 000 (Total HT)

⚙️ Boutons d’action

Chaque ligne de commande dispose de plusieurs actions :

📄 Dupliquer

Permet de dupliquer la ligne dans la même commande.

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✏️ Modifier

Ouvre une fenêtre modale de modification permettant de :

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🗑️ Supprimer

Permet de supprimer définitivement la ligne de commande.

⚠️ Cette action est irréversible.

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6. Heures chantier et sous-traitance

Le suivi des heures est un élément clé du pilotage d’une affaire.
Il permet de mesurer l’avancement réel du chantier et d’analyser l’impact de la main d’œuvre sur la rentabilité globale.

👷 Suivi des heures de chantier

Les monteurs et intervenants saisissent leurs heures de travail de manière hebdomadaire depuis l’application.
Ces heures sont ensuite validées par le service RH.

Le détail des heures réalisées sur une affaire est accessible depuis l’onglet Suivi des heures du suivi de chantier.

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📊 Impact des heures sur la synthèse financière

Dès leur saisie, les heures sont automatiquement :

Ce mécanisme permet de suivre en temps réel l’évolution du coût de main d’œuvre du chantier et d’anticiper toute dérive.

🤝 Gestion des heures de sous-traitance

Lorsqu’une partie du chantier est confiée à un sous-traitant, une commande fournisseur doit être créée et envoyée à ce dernier.

Lors de la création de la commande, il est indispensable de :

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Ce paramétrage garantit une imputation correcte des montants dans le suivi financier de l’affaire.

🧮 Calcul du nombre d’heures pour la sous-traitance

Dans le cadre de la sous-traitance, le nombre d’heures réellement passées n’est généralement pas connu.

Pour conserver une vision cohérente, Elephant estime le nombre d’heures à partir :

Exemple :
Un devis chiffré à 60 € / heure et une commande de sous-traitance de 720 € génèrent automatiquement 12 heures dans la synthèse.

🔎 Consulter le taux horaire utilisé

Le taux horaire appliqué pour le calcul des heures peut être consulté depuis :

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Cliquez sur l’icône d’information située en en-tête de la colonne Nombre d’heures pour afficher le taux horaire utilisé pour l’affaire.

7. Phasage et cahier d'exécution

Pour certains chantiers, notamment les opérations de grande envergure ou les chantiers partiellement sous-traités, il est nécessaire de découper l’affaire en plusieurs phases d’exécution.

Le cahier d’exécution permet d’organiser ces phases, aussi bien pour la main d’œuvre que pour les approvisionnements.

👷 Cahier d’exécution – Main d’œuvre

Pour créer ou modifier les phases d’exécution de la main d’œuvre, cliquez sur l’icône Cahier d’exécution située en haut à droite du tableau de suivi de chantier.

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🔹 Phase par défaut

Par défaut, le chantier n’est pas découpé.
Une seule phase de main d’œuvre est créée et regroupe l’ensemble des heures prévues au devis.

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✏️ Modifier la première phase

Pour créer plusieurs phases, il est nécessaire de commencer par modifier la phase existante.

Ouvrez la phase 1 en modification, puis supprimez les lignes que vous ne souhaitez pas conserver dans cette phase.

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➕ Créer une nouvelle phase

Une fois la première phase ajustée, revenez à la liste des phases à l’aide du fil d’Ariane, puis cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle phase.

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Si l’option Créer une ligne pour chaque poste est activée, la nouvelle phase est automatiquement alimentée avec les lignes du devis non encore entièrement affectées à une autre phase.

⚙️ Ajuster les heures par poste

Pour affiner le contenu d’une phase, cliquez sur Modifier afin d’ouvrir le détail d’un poste.

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Depuis cette fenêtre, il est possible de modifier :

Lorsqu’une valeur est modifiée, les autres se recalculent automatiquement.

Ce fonctionnement permet de :

🤝 Créer une commande de sous-traitance depuis une phase

Depuis le détail d’une phase d’exécution, il est possible de créer directement une commande de sous-traitance en cliquant sur l’icône Créer une commande de sous-traitance.

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La commande est alors pré-remplie avec une ligne par poste.
Les montants proposés correspondent aux heures renseignées, multipliées par le taux horaire du devis.

La commande est ensuite visible :

📦 Cahier d’exécution – Approvisionnements

Le phasage peut également être appliqué aux approvisionnements afin d’organiser les livraisons de fournitures dans le temps.

La méthode est identique à celle utilisée pour la main d’œuvre :

📑 Phases d’approvisionnement et suivi

Pour chaque phase d’approvisionnement, un onglet spécifique est créé dans le Suivi des approvisionnements.

Lorsqu’il existe plusieurs phases, un onglet Total permet d’avoir une vision globale.

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Chaque phase affiche :

8. Situations d'avancement et facturation

Afin que la facturation reflète l’avancement réel du chantier, Elephant permet de créer des situations d’avancement.
Ces situations peuvent ensuite être transformées en factures de situation par le service facturation.

📌 Principe des situations d’avancement

Une situation correspond à un état d’avancement des travaux à une date donnée.
Elle permet de facturer le client de manière progressive, en fonction des travaux réellement réalisés.

Chaque situation prend en compte :

➕ Créer une nouvelle situation client

Pour créer une nouvelle situation d’avancement :

  1. Rendez-vous dans l’onglet Situations du suivi de chantier.

  2. Cliquez sur Ajouter.

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Complétez ensuite :

Validez pour accéder à l’interface de saisie de l’avancement.

✏️ Renseigner l’avancement des travaux

L’interface affiche, pour chaque ligne du devis :

L’avancement peut être renseigné :

Si un pourcentage global est saisi pour l’affaire, celui-ci est automatiquement appliqué à toutes les lignes.

💾 Enregistrer la situation

Une fois l’avancement renseigné, cliquez sur Enregistrer cette situation.

Si la case Marquer cette situation comme bonne à facturer est cochée, la situation est transmise au service facturation et apparaît dans la liste des factures à établir.

Si la situation n’est pas encore définitive, il est recommandé de décocher cette case afin d’éviter toute facturation prématurée.

📅 Répondre à la demande de facturation mensuelle

Chaque mois, le service facturation génère une liste des chantiers en cours nécessitant une mise à jour des situations.

En tant que responsable du chantier, vous devez disposer sur votre page d’accueil du widget Chantiers à facturer.

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🧭 Actions possibles depuis le widget

Depuis ce widget, plusieurs actions sont disponibles :

Ces actions permettent de fluidifier les échanges entre les équipes travaux et le service facturation.

9. Règlements clients

Le suivi des règlements clients permet de vérifier que les factures émises sont réglées dans les délais et d’anticiper d’éventuelles difficultés de trésorerie.

Ces informations sont particulièrement utiles lorsqu’un client sollicite un délai, une modification ou une faveur commerciale.

🔎 Consulter les règlements depuis la fiche client

Pour accéder à l’ensemble des règlements d’un client, utilisez le moteur de recherche afin d’ouvrir sa fiche client.

Dès le premier onglet, vous retrouvez :

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Les factures dont l’échéance est dépassée apparaissent en jaune afin d’alerter visuellement sur les retards de paiement.

📊 Vision globale multi-affaires

La fiche client affiche toutes les factures dues par le client, quelle que soit l’affaire concernée.

Cette vue globale permet de :

🏗️ Suivi des règlements pour une affaire spécifique

Si vous souhaitez consulter les règlements pour une affaire précise :

  1. Rendez-vous sur le chantier concerné.

  2. Ouvrez l’onglet Facturation.

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🧾 Détail des factures de l’affaire

Dans l’onglet Facturation de l’affaire, vous retrouvez :

Cette vue permet de suivre précisément la situation financière de l’affaire, indépendamment des autres chantiers du client.

10. Lancement de chantier

L’onglet Lancement de chantier permet de formaliser le démarrage opérationnel d’une affaire.
Il centralise la création des principaux documents nécessaires aux équipes terrain et au client.

📄 Accéder au lancement de chantier

Pour accéder aux fonctionnalités de lancement :

Cet onglet permet de créer différents documents liés au démarrage et au suivi du chantier.

👷 Réaliser un bon de travail pour les monteurs

Le bon de travail est destiné aux équipes de pose ou aux sous-traitants.
Il précise les informations nécessaires à la réalisation des travaux.

Pour créer un bon de travail :

  1. Cliquez sur Ajouter.

  2. Sélectionnez Bon de travail.

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Complétez ensuite :

Cliquez sur Créer le bon pour générer le document.

🖨️ Options d’affichage du bon de travail

Lors de la génération du PDF, vous pouvez choisir de faire apparaître :

Le document généré peut être remis directement aux monteurs ou au sous-traitant.

🧾 Réaliser un accusé de réception de commande client

L’accusé de réception de commande client permet de formaliser la prise en compte de la commande par votre entreprise.

Il est créé de la même manière que le bon de travail :

Ce document reprend des informations similaires au bon de travail mais est destiné au client.

📦 Réaliser un bon de livraison client

Le bon de livraison permet de suivre les fournitures livrées sur le chantier.

Il est également créé depuis le bouton Ajouter, sur le même principe que les autres documents de lancement.

Ce document facilite la traçabilité des livraisons effectuées auprès du client.