2. Ouvrir une affaire à partir d'un devis

Vous avez convaincu votre client et le devis a été signé ✍️
Il est maintenant temps d’ouvrir l’affaire dans l’ERP afin de pouvoir :

• 💰 Assurer le suivi financier

• 🗓️ Planifier les interventions

• 📦 Gérer les approvisionnements

• 🧾 Suivre la facturation

▶️ Lancer l’ouverture de l’affaire

Depuis le devis validé, cliquez sur l’icône « Ouvrir le chantier » :

⚠️ Remarque
Cette icône n’est visible que si le devis est à l’état « Envoyé au client ».

🧾 Formulaire d’ouverture de chantier

Le formulaire d’ouverture de chantier est pré-rempli avec les informations issues du devis :

• Nom du client

• Intitulé de l’affaire

• Données principales du devis

Vous pouvez toutefois modifier le client à cette étape si nécessaire.

🏷️ Nom usuel du chantier

Le nom usuel du chantier correspond à l’intitulé utilisé en interne par vos équipes.

• Par défaut, il est proposé sous la forme : NOM DU CLIENT – Intitulé du chantier

📅 Date de début de chantier

La date de début de chantier est obligatoire.

• Elle est utilisée pour établir une projection du planning des poseurs

• Si la date n’est pas encore connue, vous pouvez renseigner une date estimée

🔄 Nouvelle affaire ou avenant

Le formulaire vous demande ensuite si le devis validé correspond :

• ➕ À une nouvelle affaire

• ➕ À un avenant d’une affaire existante

Dans le cas d’un avenant, sélectionnez l’affaire à laquelle rattacher cette nouvelle commande.

📍 Adresse du chantier

Complétez l’adresse du chantier.

• Si le chantier se déroule à la même adresse que celle du client, utilisez le bouton de recopie rapide situé à droite.

📑 Informations administratives

Vous devrez ensuite répondre à plusieurs questions destinées à permettre aux services administratifs de préparer les documents nécessaires à la réalisation du chantier :

• 📄 PPSPS

• 🛡️ Plan de prévention

• Autres obligations réglementaires

✅ Validation des engagements

Selon la configuration mise en place par la cellule qualité, vous pouvez être amené à valider différents engagements avant l’ouverture de l’affaire.

⚠️ Si ces engagements sont activés, toutes les cases doivent être cochées pour pouvoir ouvrir l’affaire.

👥 Responsables et analytique du chantier

Pour finaliser l’ouverture de l’affaire :

• 👤 Désignez les personnes en charge du chantier selon leur rôle

• 📊 Renseignez l’analytique du chantier (activité, centre de profits, etc.), utilisée dans les tableaux de bord

Un maître d’œuvre peut également être renseigné :

• Si le chantier n’en dispose pas, vous devez décocher la case correspondante

💡 Bonnes pratiques

Pour faciliter le travail du service ADV, pensez à :

• 🧾 Renseigner le numéro de commande du client dès l’ouverture de l’affaire

🔄 Transmission automatique des informations aux autres services

Lors de l’ouverture de l’affaire, Elephant génère automatiquement plusieurs tâches administratives nécessaires à la préparation du chantier, notamment :

• 📄 PPSPS

• 🛡️ Plan de prévention

• 👷 Accueil sécurité sur site

Ces tâches sont automatiquement rattachées aux utilisateurs concernés, en fonction de leurs rôles (sécurité, RH, administratif…).

👉 Cela permet à chaque service de disposer immédiatement des informations nécessaires, sans ressaisie.

🧩 Suivi des tâches liées au chantier

Pour visualiser les tâches qui vous sont attribuées, vous pouvez installer le widget « Mes tâches à faire » sur votre page d’accueil.

Ce widget permet :

• D’afficher les tâches en attente qui vous concernent,

• De marquer une tâche comme terminée.

✅ Lorsqu’une tâche est validée, elle est automatiquement marquée comme terminée pour l’ensemble des utilisateurs associés.

Un suivi global des tâches est également disponible depuis la fiche chantier, dans l’onglet « Tâches ».

⚠️ Remarque
L’affectation des utilisateurs aux différentes tâches se fait depuis le menu :
Paramétrages > Tâches, sous réserve de disposer des droits nécessaires.

🖨️ Générer la fiche synthèse du chantier

Une fois l’affaire ouverte, vous pouvez générer la fiche synthèse du chantier au format PDF.

Pour cela :

• Cliquez sur l’icône imprimante située en haut à droite de la fiche chantier.

Cette fiche regroupe :

• Les coordonnées du client,

• Les principales informations financières de l’affaire.

📄 Elle est particulièrement utile pour un partage rapide avec les équipes ou les services administratifs.