# 2. Ouvrir une affaire à partir d'un devis Vous avez convaincu votre client et le devis a été signé ✍️ Il est maintenant temps **d’ouvrir l’affaire dans l’ERP** afin de pouvoir : - 💰 Assurer le suivi financier - 🗓️ Planifier les interventions - 📦 Gérer les approvisionnements - 🧾 Suivre la facturation --- ### ▶️ Lancer l’ouverture de l’affaire Depuis le devis validé, cliquez sur l’icône **« Ouvrir le chantier »** : [![image.png](https://doc.silzeo.com/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/COgimage.png)](https://doc.silzeo.com/uploads/images/gallery/2025-12/COgimage.png) ⚠️ **Remarque** Cette icône n’est visible que si le devis est à l’état **« Envoyé au client »**. --- ### 🧾 Formulaire d’ouverture de chantier Le formulaire d’ouverture de chantier est **pré-rempli** avec les informations issues du devis : - Nom du client - Intitulé de l’affaire - Données principales du devis Vous pouvez toutefois **modifier le client** à cette étape si nécessaire. [![image.png](https://doc.silzeo.com/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/ps4image.png)](https://doc.silzeo.com/uploads/images/gallery/2025-12/ps4image.png) --- ### 🏷️ Nom usuel du chantier Le **nom usuel du chantier** correspond à l’intitulé utilisé en interne par vos équipes. - Par défaut, il est proposé sous la forme : **NOM DU CLIENT – Intitulé du chantier** [![image.png](https://doc.silzeo.com/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/YHsimage.png)](https://doc.silzeo.com/uploads/images/gallery/2025-12/YHsimage.png) --- ### 📅 Date de début de chantier La **date de début de chantier** est **obligatoire**. - Elle est utilisée pour établir une **projection du planning des poseurs** - Si la date n’est pas encore connue, vous pouvez renseigner une **date estimée** --- ### 🔄 Nouvelle affaire ou avenant Le formulaire vous demande ensuite si le devis validé correspond : - ➕ À une **nouvelle affaire** - ➕ À un **avenant** d’une affaire existante Dans le cas d’un avenant, sélectionnez l’affaire à laquelle rattacher cette nouvelle commande. [![image.png](https://doc.silzeo.com/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/tCmimage.png)](https://doc.silzeo.com/uploads/images/gallery/2025-12/tCmimage.png) --- ### 📍 Adresse du chantier Complétez l’**adresse du chantier**. - Si le chantier se déroule à la même adresse que celle du client, utilisez le bouton de **recopie rapide** situé à droite. [![image.png](https://doc.silzeo.com/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/pZLimage.png)](https://doc.silzeo.com/uploads/images/gallery/2025-12/pZLimage.png) --- ### 📑 Informations administratives Vous devrez ensuite répondre à plusieurs questions destinées à permettre aux services administratifs de préparer les documents nécessaires à la réalisation du chantier : - 📄 PPSPS - 🛡️ Plan de prévention - Autres obligations réglementaires --- ### ✅ Validation des engagements Selon la configuration mise en place par la **cellule qualité**, vous pouvez être amené à valider différents **engagements** avant l’ouverture de l’affaire. [![image.png](https://doc.silzeo.com/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/s8wimage.png)](https://doc.silzeo.com/uploads/images/gallery/2025-12/s8wimage.png) ⚠️ Si ces engagements sont activés, **toutes les cases doivent être cochées** pour pouvoir ouvrir l’affaire. --- ### 👥 Responsables et analytique du chantier Pour finaliser l’ouverture de l’affaire : - 👤 Désignez les **personnes en charge du chantier** selon leur rôle - 📊 Renseignez l’**analytique du chantier** (activité, centre de profits, etc.), utilisée dans les tableaux de bord Un **maître d’œuvre** peut également être renseigné : - Si le chantier n’en dispose pas, vous devez **décocher la case correspondante** [![image.png](https://doc.silzeo.com/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/xZ4image.png)](https://doc.silzeo.com/uploads/images/gallery/2025-12/xZ4image.png) --- ### 💡 Bonnes pratiques Pour faciliter le travail du **service ADV**, pensez à : - 🧾 **Renseigner le numéro de commande du client** dès l’ouverture de l’affaire ### 🔄 Transmission automatique des informations aux autres services Lors de l’ouverture de l’affaire, Elephant génère automatiquement plusieurs **tâches administratives** nécessaires à la préparation du chantier, notamment : - 📄 PPSPS - 🛡️ Plan de prévention - 👷 Accueil sécurité sur site Ces tâches sont automatiquement **rattachées aux utilisateurs concernés**, en fonction de leurs rôles (sécurité, RH, administratif…). 👉 Cela permet à chaque service de disposer immédiatement des informations nécessaires, sans ressaisie. --- ### 🧩 Suivi des tâches liées au chantier Pour visualiser les tâches qui vous sont attribuées, vous pouvez installer le widget **« Mes tâches à faire »** sur votre page d’accueil. Ce widget permet : - D’afficher les tâches en attente qui vous concernent, - De marquer une tâche comme terminée. ✅ Lorsqu’une tâche est validée, elle est automatiquement marquée comme terminée **pour l’ensemble des utilisateurs associés**. Un suivi global des tâches est également disponible depuis la fiche chantier, dans l’onglet **« Tâches »**. ⚠️ **Remarque** L’affectation des utilisateurs aux différentes tâches se fait depuis le menu : **Paramétrages > Tâches**, sous réserve de disposer des droits nécessaires. --- ### 🖨️ Générer la fiche synthèse du chantier Une fois l’affaire ouverte, vous pouvez générer la **fiche synthèse du chantier** au format PDF. Pour cela : - Cliquez sur l’icône **imprimante** située en haut à droite de la fiche chantier. Cette fiche regroupe : - Les coordonnées du client, - Les principales informations financières de l’affaire. 📄 Elle est particulièrement utile pour un **partage rapide avec les équipes** ou les services administratifs.