2. Ouvrir une affaire à partir d'un devis Vous avez convaincu votre client et le devis a été signé ✍️ Il est maintenant temps d’ouvrir l’affaire dans l’ERP afin de pouvoir : 💰 Assurer le suivi financier 🗓️ Planifier les interventions 📦 Gérer les approvisionnements 🧾 Suivre la facturation ▶️ Lancer l’ouverture de l’affaire Depuis le devis validé, cliquez sur l’icône « Ouvrir le chantier » : ⚠️  Remarque Cette icône n’est visible que si le devis est à l’état « Envoyé au client » . 🧾 Formulaire d’ouverture de chantier Le formulaire d’ouverture de chantier est pré-rempli avec les informations issues du devis : Nom du client Intitulé de l’affaire Données principales du devis Vous pouvez toutefois modifier le client à cette étape si nécessaire. 🏷️ Nom usuel du chantier Le nom usuel du chantier correspond à l’intitulé utilisé en interne par vos équipes. Par défaut, il est proposé sous la forme : NOM DU CLIENT – Intitulé du chantier 📅 Date de début de chantier La date de début de chantier est obligatoire . Elle est utilisée pour établir une projection du planning des poseurs Si la date n’est pas encore connue, vous pouvez renseigner une date estimée 🔄 Nouvelle affaire ou avenant Le formulaire vous demande ensuite si le devis validé correspond : ➕ À une nouvelle affaire ➕ À un avenant d’une affaire existante Dans le cas d’un avenant, sélectionnez l’affaire à laquelle rattacher cette nouvelle commande. 📍 Adresse du chantier Complétez l’ adresse du chantier . Si le chantier se déroule à la même adresse que celle du client, utilisez le bouton de recopie rapide situé à droite. 📑 Informations administratives Vous devrez ensuite répondre à plusieurs questions destinées à permettre aux services administratifs de préparer les documents nécessaires à la réalisation du chantier : 📄 PPSPS 🛡️ Plan de prévention Autres obligations réglementaires ✅ Validation des engagements Selon la configuration mise en place par la cellule qualité , vous pouvez être amené à valider différents engagements avant l’ouverture de l’affaire. ⚠️ Si ces engagements sont activés, toutes les cases doivent être cochées pour pouvoir ouvrir l’affaire. 👥 Responsables et analytique du chantier Pour finaliser l’ouverture de l’affaire : 👤 Désignez les personnes en charge du chantier selon leur rôle 📊 Renseignez l’ analytique du chantier (activité, centre de profits, etc.), utilisée dans les tableaux de bord Un  maître d’œuvre peut également être renseigné : Si le chantier n’en dispose pas, vous devez décocher la case correspondante 💡 Bonnes pratiques Pour faciliter le travail du service ADV , pensez à : 🧾 Renseigner le numéro de commande du client dès l’ouverture de l’affaire 🔄 Transmission automatique des informations aux autres services Lors de l’ouverture de l’affaire, Elephant génère automatiquement plusieurs tâches administratives nécessaires à la préparation du chantier, notamment : 📄 PPSPS 🛡️ Plan de prévention 👷 Accueil sécurité sur site Ces tâches sont automatiquement rattachées aux utilisateurs concernés , en fonction de leurs rôles (sécurité, RH, administratif…). 👉 Cela permet à chaque service de disposer immédiatement des informations nécessaires, sans ressaisie. 🧩 Suivi des tâches liées au chantier Pour visualiser les tâches qui vous sont attribuées, vous pouvez installer le widget « Mes tâches à faire » sur votre page d’accueil. Ce widget permet : D’afficher les tâches en attente qui vous concernent, De marquer une tâche comme terminée. ✅ Lorsqu’une tâche est validée, elle est automatiquement marquée comme terminée pour l’ensemble des utilisateurs associés . Un suivi global des tâches est également disponible depuis la fiche chantier, dans l’onglet « Tâches » . ⚠️ Remarque L’affectation des utilisateurs aux différentes tâches se fait depuis le menu : Paramétrages > Tâches , sous réserve de disposer des droits nécessaires. 🖨️ Générer la fiche synthèse du chantier Une fois l’affaire ouverte, vous pouvez générer la fiche synthèse du chantier au format PDF. Pour cela : Cliquez sur l’icône imprimante située en haut à droite de la fiche chantier. Cette fiche regroupe : Les coordonnées du client, Les principales informations financières de l’affaire. 📄 Elle est particulièrement utile pour un partage rapide avec les équipes ou les services administratifs.