E. Facturation fournisseurs

1. Enregistrer une facture fournisseur
L’interface de saisie est accessible via : 

 Gestion des achats → Enregistrer une facture fournisseur 

 Pour saisir une facture : 

 

 

 Vous devez d’abord indiquer la commande fournisseur concernée, 

 

 

 Le fournisseur est automatiquement chargé, 

 

 

 Un numéro interne est généré en fonction de la date de la facture. 

 

 

 Il est possible de lier une facture à plusieurs commandes . 

 ⚠️ La validation est impossible tant que le montant total affecté aux commandes ne correspond pas au montant total de la facture. 

 Après la saisie, vous pouvez : 

 

 

 Ajouter un fichier (PDF de la facture), 

 

 

 Accéder à l’interface de validation , 

 

 

 Revenir à la saisie pour enregistrer une autre facture. 

 

 

 

 

 🔗 Suite logique 

 ➡️ Importer des factures fournisseurs depuis Zeendoc

2. Importer des factures depuis Zeendoc
Elephant peut être interfacé avec Zeendoc , logiciel d’indexation documentaire. 

 Accès : 

 Gestion des achats → Import des factures depuis Zeendoc 

 Les factures : 

 

 

 Sont automatiquement enregistrées, 

 

 

 Sont rapprochées des commandes, 

 

 

 Restent en attente de validation, 

 

 

 Disposent d’un lien permettant d’afficher le document. 

 

 

 

 

 🔗 Suite logique 

 ➡️ Valider une facture fournisseur

3. Validation

Valider une facture fournisseur
Après saisie ou import, les factures doivent être validées . 

 Pour visualiser les factures à valider, ajoutez le widget : 

 Achats – Mes factures à valider 

 Depuis : 

 

 

 Le widget, 

 

 

 Le listing des factures à valider, 

 

 

 L’onglet approvisionnements du chantier, 

 

 

 Vous pouvez valider directement une facture si elle correspond exactement à la commande. 

 Sinon, ouvrez l’interface de validation : 

 

 Cette interface permet de : 

 

 

 Valider un montant par ligne de commande , 

 

 

 Détailler à quoi correspond la facture. 

 

 

 ⚠️ Le montant total validé doit correspondre au montant de la commande. 

 

 🔗 Suite logique 

 ➡️ Accepter un dépassement de facturation

Accepter un dépassement de facturation
Si la facture dépasse le montant de la commande (frais supplémentaires, fournitures additionnelles…), deux solutions sont possibles : 

 

 

 Retourner sur la commande pour ajouter une ligne, 

 

 

 Utiliser le bouton Accepter le dépassement . 

 

 

 

 Cette action : 

 

 

 Crée automatiquement une ligne de régularisation sur la commande, 

 

 

 Affecte le montant du dépassement, 

 

 

 Utilise par défaut le budget de la première ligne. 

 

 

 

 🔗 Suite logique 

 ➡️ Gérer les litiges et fiches d’écart

4. Litiges et fiches d'écart fournisseurs
En cas de désaccord sur une facture, vous pouvez : 

 

 

 Mettre la facture en litige (blocage interne et échanges). (À partir de la page de validation d'une facture) 

 

 

 

 

 

 Créer une fiche d’écart transmise au fournisseur avec une demande d’avoir. (À partir de l'onglet Suivi des approvisionnement) 

 

 

 

 ⚠️ La validation de la facture est bloquée tant qu’un litige ou une fiche d’écart est ouvert(e). 

 Tous les litiges et fiches d’écart doivent être clos pour permettre la validation. On peut accéder à la page des factures litigieuses afin de les lister via : Qualité > Factures litigieuses 

 

 

 🔗 Suite logique 

 ➡️ Exporter les factures fournisseurs en comptabilité

5. Exporter les factures fournisseurs en comptabilité
Comme pour les factures clients, Elephant propose un export comptable en option . 

 Accès : 

 Export vers la comptabilité → Factures fournisseurs 

 

 

 

 Export au format TXT ou CSV 

 

 

 Factures marquées comme exportées 

 

 

 

 

 🔗 Suite logique 

 ➡️ Paramétrer le module de facturation fournisseurs

6. Statistiques de suivi des achats
La partie Statistiques  permet d’analyser les  montants facturés  chez un fournisseur sur une période donnée. 

 

 🎛️ Critères de filtrage 

 Plusieurs critères sont disponibles : 

 

 Fournisseur Permet de filtrer par fournisseur. ⚠️ Ne marche pas pour la vue "Liste des fournisseurs". 

 

 Période Période d’analyse des achats chez le fournisseur. ⚠️ La période ne peut pas excéder  un an . 

 

 

 Produit   (facultatif) À laisser vide pour une vue globale, ou à renseigner pour analyser un produit précis. 

 

 

 Section analytique Permet de limiter l’analyse à une catégorie de produits. 

 

 

 Afficher le listing détaillé Active une vue alternative sous forme de listing de commandes. 

 

 Afficher la liste des fournisseurs Active une vue alternative correspondant au différents fournisseurs et les montants associés. 

 

 

 

 Cliquez sur  Filtrer  pour afficher les résultats. 

 

 📈 Résultats affichés 

 Une fois le filtrage appliqué : 

 

 

 Un  graphique  affiche, mois par mois : 

 

 

 le montant facturé sur l’année  N , 

 

 

 les montants des années  N-1  et  N-2  sur la même période ; 

 

 

 

 

 Un  tableau  reprend les mêmes données sous forme chiffrée. 

 

 

 

 

 📋 Listing détaillé des commandes 

 En cochant  Afficher le listing détaillé , puis  Filtrer , un tableau s’affiche. 

 Chaque ligne correspond à une  commande fournisseur , avec : 

 

 

 Le numéro de commande, 

 

 

 La date de facture, 

 

 

 Le nom du produit, 

 

 

 Le montant HT. 

 

 

 

 

 📋 Listing des fournisseur 

 En cochant  Afficher la liste des fournisseurs , puis  Filtrer , un tableau s’affiche. 

 Chaque ligne correspond à un  fournisseur , avec : 

 

 

 Le nom du fournisseur. 

 

 Un bouton pour se rendre sur sa page. 

 Le montant HT.