1. Gestion du personnel

• 👥 Enregistrement d'un nouvel utilisateur
• 🔐 Activer l’accès à la consultation des documents
• 👤 Consulter les documents des salariés

👥 Enregistrement d'un nouvel utilisateur

La procédure d’entrée se déroule en plusieurs étapes successives, guidées par l’interface.

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🆔 Étape 1 : Enregistrement de l’identité

Renseignez :

• La civilité,

• Le nom,

• Le prénom,

• Le collège.

👉 Le choix du collège a un impact :

• Sur le format de l’adresse e-mail générée à l’étape suivante,

• Sur la liste des services auxquels le collaborateur pourra être rattaché.

Cliquez ensuite sur Continuer.

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📧 Étape 2 : Adresse e-mail

Le logiciel :

• Génère automatiquement une adresse e-mail selon un modèle paramétré,

• Par défaut sous la forme : prenom.nom@domaine.tld.

À cette étape, Elephant vérifie si le collaborateur existe déjà :

• Si c’est le cas, il vous propose de retourner dans le listing du personnel afin de réactiver l’ancien compte.

Cliquez sur Continuer.

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💼 Étape 3 : Emploi

Renseignez les informations principales liées à l’emploi :

• Type d’emploi,

• Rattachement aux services de l’entreprise,

• Visibilité ou non sur le planning des poseurs.

Cliquez sur Continuer.

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🔐 Étape 4 : Compte utilisateur et droits

À la validation de l’étape précédente, plusieurs actions sont effectuées automatiquement :

• Création de l’interlocuteur, rattaché :

  • à votre société (CDI, CDD),

  • ou à un tiers temporaire (intérimaires) ;

• Création du compte utilisateur :

  • identifiant = adresse e-mail,

  • mot de passe généré automatiquement et affiché une seule fois ;

• Création du dossier utilisateur sur le serveur, à partir du dossier _MODELE.

Il vous reste alors à définir les droits d’accès :

1. Sélectionnez un profil numéroté, selon la fonction du collaborateur.

2. Ajoutez si besoin des droits complémentaires en cochant les autorisations.

👉 Les autorisations sont cumulatives (ex. : validation des heures + validation des congés).

Cliquez sur Continuer.

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✅ Fin de la procédure d’entrée

La procédure initiale est terminée.
Vous pouvez désormais :

• Compléter le profil utilisateur,

• Renseigner les informations personnelles,

• Enregistrer le contrat de travail.

Accédez à la fiche individuelle via les boutons disponibles ou via Afficher la fiche personnelle.

🔐 Activer l’accès à la consultation des documents

Cette fonctionnalité, accessible au service Ressources Humaines, permet d’autoriser les membres de l’équipe administrative à consulter certains documents des salariés.

⚠️ L’activation du partage doit être réalisée avec précaution et conformément aux règles internes de l’entreprise.

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👥 Partager des documents avec l’équipe administrative

Pour activer l’accès à la consultation des documents d’un salarié, suivez les étapes suivantes :

1️⃣ Accédez au listing du personnel, puis ouvrez la fiche de l’employé concerné

2️⃣ Ouvrez l’onglet « Documents »

3️⃣ Cliquez sur le bouton de partage situé en face de chaque dossier que vous souhaitez rendre consultable

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⚠️ Bonnes pratiques & conformité RGPD

• 🔒 Ne partagez que les documents strictement nécessaires

• 📜 Respectez les règles définies dans votre charte RGPD

• 👁️ Limitez l’accès aux seules personnes habilitées

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Cette configuration permet de concilier collaboration interne et protection des données personnelles des salariés.

👤 Consulter les documents des salariés

Les responsables du service Ressources Humaines peuvent vous autoriser à consulter certains documents personnels des employés.

⚠️ L’accès à ces documents dépend des droits accordés par le service RH.

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🔎 Accéder aux documents partagés

Pour consulter les documents d’un salarié, suivez les étapes suivantes :

1️⃣ Accédez au listing du personnel

2️⃣ Ouvrez la fiche de l’employé recherché

3️⃣ Ouvrez l’onglet « Documents partagés »

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ℹ️ En cas de document manquant

Si vous ne trouvez pas le document recherché :

• 📂 Il est possible que le document n’ait pas été partagé

• 👥 Rapprochez-vous de votre service RH, qui pourra vérifier ou activer l’accès à la consultation des documents

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Cette fonctionnalité permet de consulter en toute sécurité les documents nécessaires, dans le respect des droits et des autorisations définis par les Ressources Humaines.