5. Demandes d'absence (congés) Lister les demandes d'absence (congés) Cet écran permet de : Visualiser toutes les absences Rechercher une absence Suivre leur statut Traiter les absences Il s'agit de la page principale pour gérer les absences des collaborateurs. 📍 Accéder l'écran La page est accessible depuis : Menu principal ➔ ➔ 🖥️ Présentation de l'écran L'écran est divisé en deux parties : Les filtres de recherche à gauche Le tableau des absences à droite 🔎 Rechercher et filtrer Vous pouvez filtrer par : Employé  (vous pouvez sélectionner un employé ou les sélectionner tous) Motif (vous pouvez sélectionner un ou plusieurs motifs) Etat (vous pouvez sélectionner un ou plusieurs états) Il est aussi possible de réduire la période d'affichage pour n'afficher que les absences qui sont contenues dans cette période. C'est-à-dire que l'absence commence , se termine ou traverse la période choisie. Une fois les champs souhaités remplis, il faut appuyer sur le bouton :  Filtrer . 📊 Tableau des absences Le tableau contient plusieurs colonnes : Colonne Description Salarié Nom du salarié qui concerne l'absence Début Date de début de l'absence Fin Date de fin de l'absence Motif Motif de l'absence Etat Etat de traitement Raison Raison détaillée de l'absence 📌 Signification des états A traiter : la demande est en attente de validation ou de refus Acceptée : la demande a été acceptée ( les heures de productions et le planning sont complétés) Rejetée : la demande a été refusée Il est possible d' enregistrer la demande sur le planning avant de la valider. Son état sera complété de : . ⚙️ Actions disponibles Selon votre rôle, vous pouvez : Action Bouton Exporter les absences dans un fichier Excel Créer une nouvelle demande d'absence Afficher le détail d'une absence Modifier une absence Enregistrer une demande sur le planning (uniquement pour le personnel actif sur le planning) Valider une demande   La validation implique : l'ajout de la demande sur le planning  (uniquement pour le personnel actif sur le planning) Les heures sont notées et validées dans le suivi des heures (uniquement pour le personnel actif sur le planning) Une notification est envoyée à l'employé   (uniquement si le motif d'absence a la notification d'activée) Refuser une demande   Le refus implique : La suppression de l'affectation sur le planning  (s'il y en avait une) Les heures associées dans le suivi des heures sont supprimées (s'il y en avait) 🔗 Voir aussi Exporter les absences sur Excel Créer une nouvelle demande Voir le détail d'une absence Modifier une absence Exporter les absences sur Excel Cet écran permet d'exporter les absences dans un fichier excel. 📍 Accéder l'écran La page est accessible depuis la page de  liste des demandes d'absence . Ensuite, il faut cliquer sur le bouton    dans l'entête de la page. 🖥️ Présentation de l'écran L'écran est composé d'un formulaire avec des filtres à compléter. 📝 Renseigner les informations Nom du champ Description Types d'absence  (obligatoire) C'est le motif de l'absence. On peut en sélectionner un ou plusieurs. Entre le  (obligatoire) C'est la date de début de la période d'extraction. et le  (obligatoire) C'est la date de fin de la période d'extraction. Types d'emplois  (obligatoire) Les absences des personnes appartenant aux types d'emplois sélectionnés seront extraites. Activité entreprise  (obligatoire) Les absences des personnes appartenant aux activités d'entreprise sélectionnées seront extraites. Les employés seront ordonnés par l'activité de l'entreprise . Séparer les types d'absence  (facultatif) Cela permet d'afficher les absences par motif. Si cochée, chaque motif d'absence aura sa propre feuille excel . Affichage  (obligatoire) C'est le choix de l'affichage : Par jour : si un employé est absent une journée de la période, la journée sera mise en valeur. Par semaine : si un employé est absent une journée dans une semaine de la période, la semaine sera mise en valeur (même si l'employé n'est absent qu'une journée de la semaine). Tous les filtres seront combinés pour extraire les absences. ☑️ Enregistrer la demande Cliquer sur le bouton d'export : Le fichier est ensuite généré et le téléchargement est lancé. 🔗 Voir aussi Lister les demandes d'absence Créer une demande d'absence (congés) Cet écran permet de créer une demande d'absence pour un collaborateur . Il est réservé aux gestionnaires des demandes d'absence. 📍 Accéder l'écran La page est accessible depuis la page de liste des demandes d'absence . Ensuite, il faut cliquer sur le bouton d'ajout :  🖥️ Présentation de l'écran L'écran est composé d'un formulaire avec les informations sur la demande à renseigner. Vous pouvez retourner sur la liste des absences via le bouton   , les modifications ne seront pas enregistrée . 📝 Renseigner les informations Nom du champ Description Employé (obligatoire) C'est l'employé qui fait la demande d'absence. Premier jour (obligatoire) C'est le premier jour de l'absence (l'employé sera absent ce jour là). Dernier jour (obligatoire) C'est le dernier jour de l'absence (l'employé sera absence ce jour là). Motif (obligatoire) C'est le motif de l'absence. Raison (facultatif) C'est le détail de la raison de l'absence. Valider immédiatement (facultatif) Il est possible de valider immédiatement l'absence via ce champ.   La validation implique  : l'ajout  de la demande sur le planning  (uniquement pour le personnel actif sur le planning) Les heures sont  notées et validées  dans le suivi des heures  (uniquement pour le personnel actif sur le planning) Une  notification est envoyée à l'employé   (uniquement si le motif d'absence a la notification d'activée) Remarque interne C'est une remarque pour annoter la demande. Cette remarque n'est visible que par les gestionnaires des demandes d'absence et n'est pas communiquée à l'employé . ☑️ Enregistrer la demande Cliquez sur le bouton d'enregistrement : La demande est créée avec soit le statut de "A traiter" , soit le statut de  "Acceptée" , en fonction de si la validation a été cochée ou non. 🔗 Voir aussi Lister les demandes d'absence Voir le détail d'une absence Cet écran permet de voir le détail d'une demande d'absence. 📍 Accéder l'écran La page est accessible depuis la page de  liste des demandes d'absence . Ensuite, il faut cliquer sur le bouton    de la demande voulue. 🖥️ Présentation de l'écran L'écran est divisé en deux parties : Les informations de la demande Le journal des événements 📋 Les informations L'entête de la page reprend le nom de l'employé concerné par la demande. Ensuite, nous avons le détail des autres informations. Information Description Etat Une pastille de couleur permet de voir facilement l'état de la demande ( A traiter / Envoyée , Acceptée , Rejetée ). Motif C'est le motif de l'absence. Jour de début C'est le premier jour de l'absence (l'employé sera absent ce jour là). Jour de fin C'est le dernier jour de l'absence (l'employé sera absent ce jour là). Raison C'est le détail de la raison de l'absence. (Ce détail ne sera pas affiché s'il n'a pas été renseigné). 📖 Le journal des événements Le journal des événements permet de savoir qui est la personne qui a fait la demande d'absence, mais aussi qui l'a traitée , et quand. Ce journal est ordonnée de l'événement le plus récent au plus ancien. ⚙️ Actions disponibles Selon votre rôle et l'état de la demande, vous pouvez : Action Bouton Description Voir l'absence sur le planning (Seulement pour les demandes acceptées) Permet d'afficher l'absence sur le planning des employés. Voir les interventions de production (Seulement pour les demandes acceptées) Permet d'afficher la liste des interventions de production liées à cette absence. 🔗 Voir aussi La liste des demandes d'absence La liste des interventions de l'absence Modifier une absence Cet écran permet de modifier une absence. 📍 Accéder l'écran La page est accessible depuis la page de  liste des demandes d'absence . Ensuite, il faut cliquer sur le bouton     de l'absence voulue. 🖥️ Présentation de l'écran L'écran est composé d'un formulaire avec les informations de la demande que vous pouvez modifier. Vous pouvez retourner sur la liste des absences via le bouton   , les modifications ne seront pas enregistrée . 📝 Renseigner les informations Nom du champ Description Employé  (obligatoire) C'est l'employé qui fait la demande d'absence. Premier jour  (obligatoire) C'est le premier jour de l'absence (l'employé sera absent ce jour là). Dernier jour  (obligatoire) C'est le dernier jour de l'absence (l'employé sera absence ce jour là). Motif  (obligatoire) C'est le motif de l'absence. Raison  (facultatif) C'est le détail de la raison de l'absence. Valider immédiatement  (facultatif) Ce champ n'est visible que si la demande n'a pas encore été traitée.   Il est possible de valider immédiatement l'absence via ce champ.   La validation implique  : l'ajout  de la demande sur le planning  (uniquement pour le personnel actif sur le planning) Les heures sont  notées et validées  dans le suivi des heures  (uniquement pour le personnel actif sur le planning) Une  notification est envoyée à l'employé   (uniquement si le motif d'absence a la notification d'activée) Remarque interne C'est une remarque pour annoter la demande. Cette remarque n'est  visible que par les gestionnaires  des demandes d'absence et n'est  pas communiquée à l'employé . ☑️ Enregistrer les modifications Il faut cliquer sur le bouton d'enregistrement : L'absence sera modifiée avec les nouvelles informations renseignées. Si la demande était enregistrée sur le planning , cela entraînera la modification de l'affectation sur le planning . Si la  demande était déjà validée , cela entraînera la modification de l'affectation sur le planning ainsi que la réinitialisation des interventions de production. 🔗 Voir aussi Lister les demandes d'absence Lister les interventions d'une absence Cet écran n'est disponible que pour les  absences validée . Il permet de visualiser les interventions de production liées à l'absence. Il permet aussi de gérer ces interventions. Toutes les interventions ont un nombre d'heures à 0. 📍 Accéder l'écran La page est accessible depuis la page de détail d'une absence . Ensuite, il faut cliquer sur le bouton     dans l'entête de la page. 🖥️ Présentation de l'écran L'écran contient la liste des interventions liées à l'absence. Le tableau contient plusieurs colonnes : Colonne Description Date C'est la date du jour de l'intervention. Motif C'est le motif de l'intervention. Il peut différer de celui de l'absence. ⚙️ Actions disponibles Action Bouton Ajouter une intervention Modifier une intervention Supprimer une intervention ➕ Ajouter une intervention Lorsque vous cliquez sur le bouton d'ajout d'une intervention, vous arrivez sur l'écran d'ajout : Vous pouvez renseigner les informations du formulaire pour ajouter la nouvelle intervention. Nom du champ Description Date (obligatoire) C'est la date du jour de l'intervention. Par défaut, elle est initialisée avec la date de début de l'absence. Motif (obligatoire) C'est le motif d'absence de l'intervention. Par défaut, il est initialisé avec le motif de l'absence. Une fois les informations renseignées, il faut cliquer sur le bouton    pour enregistrer. L'intervention sera ajoutée avec un nombre d'heure à 0, et validée automatiquement. ✏️ Modifier une intervention Lorsque vous cliquez sur le bouton de modification d'une intervention, vous arrivez sur l'écran de modification : Vous pouvez modifier les informations du formulaire pour modifier l'intervention. Nom du champ Description Date (obligatoire) C'est la date du jour de l'intervention. Motif (obligatoire) C'est le motif d'absence de l'intervention. Une fois les informations modifiées, il faut cliquer sur le bouton    pour enregistrer. La date et le motif de l'intervention seront modifiés. 🔗 Voir aussi La liste des demandes d'absence Le détail d'une absence Créer une demande de congés Les collaborateurs effectuent leurs demandes depuis : Mon compte → Demander un congé Ils peuvent suivre l’état depuis : Mon compte → Mes demandes de congés 🔗 Suite logique ➡️ Valider ou refuser une demande de congés