G. Ressources Humaines

1. Gestion du personnel

👥 Enregistrement d'un nouvel utilisateur
La procédure d’entrée se déroule en plusieurs étapes successives , guidées par l’interface. 

 

 🆔 Étape 1 : Enregistrement de l’identité 

 Renseignez : 

 

 

 La civilité , 

 

 

 Le nom , 

 

 

 Le prénom , 

 

 

 Le collège . 

 

 

 👉 Le choix du collège a un impact : 

 

 

 Sur le format de l’adresse e-mail générée à l’étape suivante, 

 

 

 Sur la liste des services auxquels le collaborateur pourra être rattaché. 

 

 

 

 Cliquez ensuite sur Continuer . 

 

 📧 Étape 2 : Adresse e-mail 

 Le logiciel : 

 

 

 Génère automatiquement une adresse e-mail selon un modèle paramétré, 

 

 

 Par défaut sous la forme : prenom.nom@domaine.tld . 

 

 

 À cette étape, Elephant vérifie si le collaborateur existe déjà : 

 

 

 Si c’est le cas, il vous propose de retourner dans le listing du personnel afin de réactiver l’ancien compte . 

 

 

 

 

 Cliquez sur Continuer . 

 

 💼 Étape 3 : Emploi 

 Renseignez les informations principales liées à l’emploi : 

 

 

 Type d’emploi, 

 

 

 Rattachement aux services de l’entreprise , 

 

 

 Visibilité ou non sur le planning des poseurs . 

 

 

 

 Cliquez sur Continuer . 

 

 🔐 Étape 4 : Compte utilisateur et droits 

 À la validation de l’étape précédente, plusieurs actions sont effectuées automatiquement : 

 

 

 Création de l’ interlocuteur , rattaché : 

 

 

 à votre société (CDI, CDD), 

 

 

 ou à un tiers temporaire (intérimaires) ; 

 

 

 

 

 Création du compte utilisateur : 

 

 

 identifiant = adresse e-mail, 

 

 

 mot de passe généré automatiquement et affiché une seule fois ; 

 

 

 

 

 Création du dossier utilisateur sur le serveur , à partir du dossier _MODELE . 

 

 

 Il vous reste alors à définir les droits d’accès : 

 

 

 

 Sélectionnez un profil numéroté , selon la fonction du collaborateur. 

 

 

 Ajoutez si besoin des droits complémentaires en cochant les autorisations. 

 

 

 👉 Les autorisations sont cumulatives (ex. : validation des heures + validation des congés). 

 Cliquez sur Continuer . 

 

 ✅ Fin de la procédure d’entrée 

 La procédure initiale est terminée. Vous pouvez désormais : 

 

 

 Compléter le profil utilisateur , 

 

 

 Renseigner les informations personnelles , 

 

 

 Enregistrer le contrat de travail . 

 

 

 Accédez à la fiche individuelle via les boutons disponibles ou via Afficher la fiche personnelle .

🔐 Activer l’accès à la consultation des documents
Cette fonctionnalité, accessible au service Ressources Humaines , permet d’autoriser les membres de l’équipe administrative à consulter certains documents des salariés . 

 ⚠️ L’activation du partage doit être réalisée avec précaution et conformément aux règles internes de l’entreprise. 

 

 👥 Partager des documents avec l’équipe administrative 

 Pour activer l’accès à la consultation des documents d’un salarié, suivez les étapes suivantes : 

 1️⃣ Accédez au listing du personnel , puis ouvrez la fiche de l’employé concerné 

 2️⃣ Ouvrez l’onglet « Documents » 

 

 3️⃣ Cliquez sur le bouton de partage situé en face de chaque dossier que vous souhaitez rendre consultable 

 

 

 ⚠️ Bonnes pratiques & conformité RGPD 

 

 

 🔒 Ne partagez que les documents strictement nécessaires 

 

 

 📜 Respectez les règles définies dans votre charte RGPD 

 

 

 👁️ Limitez l’accès aux seules personnes habilitées 

 

 

 

 Cette configuration permet de concilier collaboration interne et protection des données personnelles des salariés.

👤 Consulter les documents des salariés
Les responsables du  service Ressources Humaines peuvent vous autoriser à consulter certains documents personnels des employés . 

 ⚠️ L’accès à ces documents dépend des droits accordés par le service RH . 

 

 🔎 Accéder aux documents partagés 

 Pour consulter les documents d’un salarié, suivez les étapes suivantes : 

 1️⃣ Accédez au listing du personnel 

 2️⃣ Ouvrez la fiche de l’employé recherché 

 

 3️⃣ Ouvrez l’onglet « Documents partagés » 

 

 

 ℹ️ En cas de document manquant 

 Si vous ne trouvez pas le document recherché : 

 

 

 📂 Il est possible que le document n’ait pas été partagé 

 

 

 👥 Rapprochez-vous de votre service RH , qui pourra vérifier ou activer l’accès à la consultation des documents 

 

 

 

 Cette fonctionnalité permet de consulter en toute sécurité les documents nécessaires, dans le respect des droits et des autorisations définis par les Ressources Humaines.

2. Dossier du salarié

Fiche individuelle du salarié
Cet écran centralise toutes les informations qui concernent le salarié. 

 

 📍 Accéder l'écran 

 La page est accessible depuis le listing du personnel. 

 Ensuite il faut cliquer sur le bouton     du salarié voulu. 

 

 🖥️ Présentation de l'écran 

 

 Les informations de cet écran peuvent différer selon votre role . 

 L'écran est divisé en deux parties : 

 

 La partie haute qui contient des actions et des informations concernant le salarié 

 La partie basse qui liste des onglets sur d'autres informations concernant le salarié 

 

 Partie haute 

 ⚙️ Actions disponibles 

 

 

 

 Action 

 Bouton 

 

 

 

 

 Voir le journal de modifications des informations du salarié 

 

 

 

 Exporter le contact en PDF 

 

 

 

 

 

 Exporter le contact en V CARD 

 

 

 

 Ouvrir la procédure de sortie de l'entreprise du salarié 

 

 

 

 Déconnecter l'utilisateur de tous ses appareils 

 

 

 

 Mettre à jour le statut du salarié dans l'entreprise 

 

 

 

 

 ⚙️ Informations disponibles 

 Ces informations concernent le salarié. Si le bouton est en rouge , c'est que l'information est manquante . 

 

 

 

 Informations 

 Bouton 

 

 

 

 

 

 Modifier le profil du salarié 

 Permet de modifier l'identité et les informations entreprise du salarié 

 

 

 

 

 

 Modifier les informations personnelles du salarié 

 Le bouton s'affiche en rouge si des informations personnelles sont manquantes Ces données sont sensibles et ne sont visibles que par les profils habilités 

 

 

 

 

 Visibilité sur le planning du salarié 

 

 

 

 Modifier les identifiants et les droits sur le logiciel du salarié 

 

 

 

 Nom du tiers auquel le salarié est rattaché dans l'annuaire 

 

 

 

 

 Aucun contrat de travail actif 

 S'affiche seulement si aucun contrat de travail n'est actif pour ce salarié 

 

 

 

 

 

 Partie basse 

 La partie basse reprend les différentes informations du salarié sous forme d'onglets (ces onglets s'affichent en fonction de votre role) : 

 

 Profil : liste les informations du salarié dans l'entreprise 

 Informations personnelles : liste les informations personnelles du salarié 

 Contrats de travail : permet la gestion des contrats de travail du salarié 

 Evolution du coût moyen : liste l'historique des statuts du salarié dans l'entreprise 

 Formations : permet la gestion des formations du salarié 

 Planification des absences : liste l'historique des absences du salarié 

 Avances sur salaire : permet la gestion des avances sur salaire du salarié 

 Documents : liste les dossiers et fichiers liés au salarié 

 

 

 🔗 Voir aussi 

 ➡️ Saisir les informations personnelles RH

Informations personnelles RH
  

 Depuis la fiche collaborateur, cliquez sur Informations personnelles . 

 

 Ces informations sont : 

 

 

 visibles uniquement par les membres habilités RH, 

 

 

 utilisées pour la paie et les obligations légales. 

 

 

 Le bouton Modifier le profil permet de renseigner les informations visibles par tous. 

 

 ⚠️ Pour respecter le RGPD, n’utilisez jamais le profil pour les coordonnées personnelles. 

 Vous pouvez les remplir à l'aide du bouton "Informations personnelles incomplètes" 

 

 🔗 Suite logique 

 ➡️ Enregistrer un contrat de travail

Planification des absences
Cet écran permet de rechercher et lister les absences du salarié. 

 

 📍 Accéder l'écran 

 La page est accessible depuis la fiche salarié . 

 Ensuite, il faut cliquer sur l'onglet Planification des absences . 

 

 🖥️ Présentation de l'écran 

 

 L'écran est divisé en deux parties : 

 

 Les filtres de recherche à gauche 

 Le tableau des absences à droite 

 

 

 🔎 Rechercher et filtrer 

 Vous pouvez filtrer par : 

 

 Motif   (vous pouvez sélectionner un ou plusieurs motifs) 

 Etat   (vous pouvez sélectionner un ou plusieurs états) 

 

 Il est aussi possible de réduire la période d'affichage pour n'afficher que les absences qui sont contenues dans cette période. C'est-à-dire que l'absence  commence ,  se termine  ou  traverse  la période choisie. 

 Une fois les champs souhaités remplis, il faut appuyer sur le bouton :  Filtrer . 

 

 📊 Tableau des absences 

 Le tableau contient plusieurs colonnes : 

 

 

 

 Colonne 

 Description 

 

 

 

 

 Début 

 Date du début de l'absence 

 

 

 Fin 

 Date de fin de l'absence 

 

 

 Motif 

 Motif de l'absence 

 

 

 Etat 

 Etat de traitement 

 

 

 Raison 

 Raison détaillée de l'absence 

 

 

 

 📌 Signification des états 

 

 A traiter  : la demande est en attente de validation ou de refus 

 Acceptée  : la demande a été acceptée ( les heures de productions  et  le planning  sont complétés) 

 Rejetée  : la demande a été refusée 

 

 Il est possible d' enregistrer la demande sur le planning  avant de la valider. Son état sera complété de :  . 

 

 ⚙️ Actions disponibles 

 Selon votre rôle, vous pouvez : 

 

 

 

 Action 

 Bouton 

 

 

 

 

 Afficher le détail d'une absence 

 

 

 

 

 

 🔗 Voir aussi 

 

 Lister les demandes d'absence 

 Créer une nouvelle demande

3. Contrats de travail
Depuis l’onglet Contrats de travail , vous pouvez consulter le contrat actif et l’historique. 

 Cliquez sur Ajouter pour enregistrer un contrat. 

 

 Règles principales : 

 

 

 Type d’emploi filtré selon le contrat, 

 

 

 Date de fin vide pour les CDI, 

 

 

 Un seul contrat actif à la fois, 

 

 

 Employeur sélectionné dans l’annuaire, 

 

 

 Possibilité d’ignorer le renouvellement. 

 

 

 

 Un widget Contrats intérimaires permet de suivre les renouvellements. 

 

 🔗 Suite logique 

 ➡️ Suivre les formations des collaborateurs

4. Formations des collaborateurs
Les formations sont saisies depuis l’onglet Formations de la fiche salarié. 

 

 

 Un widget Formations à renouveler permet de suivre les échéances proches. 

 

 🔗 Suite logique 

 ➡️ Faire une demande de congés

5. Demandes d'absence (congés)

Lister les demandes d'absence (congés)
Cet écran permet de : 

 

 Visualiser toutes les absences 

 Rechercher une absence 

 Suivre leur statut 

 Traiter les absences 

 

 Il s'agit de la page principale pour gérer les absences des collaborateurs. 

 

 📍 Accéder l'écran 

 La page est accessible depuis : 

 

 

 

 Menu principal 

 ➔ 

 

 ➔ 

 

 

 

 

 

 🖥️ Présentation de l'écran 

 

 L'écran est divisé en deux parties : 

 

 Les filtres de recherche à gauche 

 Le tableau des absences à droite 

 

 

 🔎 Rechercher et filtrer 

 Vous pouvez filtrer par : 

 

 Employé  (vous pouvez sélectionner un employé ou les sélectionner tous) 

 Motif (vous pouvez sélectionner un ou plusieurs motifs) 

 Etat (vous pouvez sélectionner un ou plusieurs états) 

 

 Il est aussi possible de réduire la période d'affichage pour n'afficher que les absences qui sont contenues dans cette période. C'est-à-dire que l'absence commence , se termine ou traverse la période choisie. 

 Une fois les champs souhaités remplis, il faut appuyer sur le bouton :  Filtrer . 

 

 📊 Tableau des absences 

 Le tableau contient plusieurs colonnes : 

 

 

 

 Colonne 

 Description 

 

 

 

 

 Salarié 

 Nom du salarié qui concerne l'absence 

 

 

 Début 

 Date de début de l'absence 

 

 

 Fin 

 Date de fin de l'absence 

 

 

 Motif 

 Motif de l'absence 

 

 

 Etat 

 Etat de traitement 

 

 

 Raison 

 Raison détaillée de l'absence 

 

 

 

 📌 Signification des états 

 

 A traiter : la demande est en attente de validation ou de refus 

 Acceptée : la demande a été acceptée ( les heures de productions et le planning sont complétés) 

 Rejetée : la demande a été refusée 

 

 Il est possible d' enregistrer la demande sur le planning avant de la valider. Son état sera complété de : . 

 

 ⚙️ Actions disponibles 

 Selon votre rôle, vous pouvez : 

 

 

 

 Action 

 Bouton 

 

 

 

 

 Exporter les absences dans un fichier Excel 

 

 

 

 Créer une nouvelle demande d'absence 

 

 

 

 Afficher le détail d'une absence 

 

 

 

 Modifier une absence 

 

 

 

 

 Enregistrer une demande sur le planning 

 (uniquement pour le personnel actif sur le planning) 

 

 

 

 

 

 Valider une demande 

   

 La validation implique : 

 

 l'ajout de la demande sur le planning  (uniquement pour le personnel actif sur le planning) 

 Les heures sont notées et validées dans le suivi des heures (uniquement pour le personnel actif sur le planning) 

 Une notification est envoyée à l'employé   (uniquement si le motif d'absence a la notification d'activée) 

 

 

 

 

 

 

 Refuser une demande 

   

 Le refus implique : 

 

 La suppression de l'affectation sur le planning  (s'il y en avait une) 

 Les heures associées dans le suivi des heures sont supprimées (s'il y en avait) 

 

 

 

 

 

 

 

 🔗 Voir aussi 

 

 Exporter les absences sur Excel 

 Créer une nouvelle demande 

 Voir le détail d'une absence 

 Modifier une absence

Exporter les absences sur Excel
Cet écran permet d'exporter les absences dans un fichier excel. 

 

 📍 Accéder l'écran 

 La page est accessible depuis la page de  liste des demandes d'absence . 

 Ensuite, il faut cliquer sur le bouton    dans l'entête de la page. 

 

 🖥️ Présentation de l'écran 

 

 L'écran est composé d'un formulaire avec des filtres à compléter. 

 📝 Renseigner les informations 

 

 

 

 Nom du champ 

 Description 

 

 

 

 

 Types d'absence  (obligatoire) 

 C'est le motif de l'absence. On peut en sélectionner un ou plusieurs. 

 

 

 Entre le  (obligatoire) 

 C'est la date de début de la période d'extraction. 

 

 

 et le  (obligatoire) 

 C'est la date de fin de la période d'extraction. 

 

 

 Types d'emplois  (obligatoire) 

 

 Les absences des personnes appartenant aux types d'emplois sélectionnés seront extraites. 

 

 

 

 Activité entreprise  (obligatoire) 

 

 Les absences des personnes appartenant aux activités d'entreprise sélectionnées seront extraites. 

 Les employés seront ordonnés par l'activité de l'entreprise . 

 

 

 

 Séparer les types d'absence  (facultatif) 

 Cela permet d'afficher les absences par motif. Si cochée, chaque motif d'absence aura sa propre feuille excel . 

 

 

 Affichage  (obligatoire) 

 

 C'est le choix de l'affichage : 

 

 Par jour : si un employé est absent une journée de la période, la journée sera mise en valeur. 

 Par semaine : si un employé est absent une journée dans une semaine de la période, la semaine sera mise en valeur (même si l'employé n'est absent qu'une journée de la semaine). 

 

 

 

 

 

 Tous les filtres seront combinés pour extraire les absences. 

 ☑️ Enregistrer la demande 

 Cliquer sur le bouton d'export : 

 Le fichier est ensuite généré et le téléchargement est lancé. 

 

 🔗 Voir aussi 

 

 Lister les demandes d'absence

Créer une demande d'absence (congés)
Cet écran permet de créer une demande d'absence pour un collaborateur . Il est réservé aux gestionnaires des demandes d'absence. 

 

 📍 Accéder l'écran 

 La page est accessible depuis la page de liste des demandes d'absence . 

 Ensuite, il faut cliquer sur le bouton d'ajout :  

 

 🖥️ Présentation de l'écran 

 

 L'écran est composé d'un formulaire avec les informations sur la demande à renseigner. 

 Vous pouvez retourner sur la liste des absences via le bouton   , les modifications ne seront pas enregistrée . 

 📝 Renseigner les informations 

 

 

 

 Nom du champ 

 Description 

 

 

 

 

 Employé (obligatoire) 

 C'est l'employé qui fait la demande d'absence. 

 

 

 Premier jour (obligatoire) 

 C'est le premier jour de l'absence (l'employé sera absent ce jour là). 

 

 

 Dernier jour (obligatoire) 

 C'est le dernier jour de l'absence (l'employé sera absence ce jour là). 

 

 

 Motif (obligatoire) 

 C'est le motif de l'absence. 

 

 

 Raison (facultatif) 

 C'est le détail de la raison de l'absence. 

 

 

 Valider immédiatement (facultatif) 

 

 Il est possible de valider immédiatement l'absence via ce champ. 

   

 La validation implique  : 

 

 l'ajout  de la demande sur le planning  (uniquement pour le personnel actif sur le planning) 

 Les heures sont  notées et validées  dans le suivi des heures  (uniquement pour le personnel actif sur le planning) 

 Une  notification est envoyée à l'employé   (uniquement si le motif d'absence a la notification d'activée) 

 

 

 

 

 Remarque interne 

 C'est une remarque pour annoter la demande. Cette remarque n'est visible que par les gestionnaires des demandes d'absence et n'est pas communiquée à l'employé . 

 

 

 

 ☑️ Enregistrer la demande 

 Cliquez sur le bouton d'enregistrement : 

 La demande est créée avec soit le statut de "A traiter" , soit le statut de  "Acceptée" , en fonction de si la validation a été cochée ou non. 

 

 🔗 Voir aussi 

 

 Lister les demandes d'absence

Voir le détail d'une absence
Cet écran permet de voir le détail d'une demande d'absence. 

 

 📍 Accéder l'écran 

 La page est accessible depuis la page de  liste des demandes d'absence . 

 Ensuite, il faut cliquer sur le bouton    de la demande voulue. 

 

 🖥️ Présentation de l'écran 

 

 L'écran est divisé en deux parties : 

 

 Les informations de la demande 

 Le journal des événements 

 

 

 📋 Les informations 

 L'entête de la page reprend le nom de l'employé concerné par la demande. Ensuite, nous avons le détail des autres informations. 

 

 

 

 Information 

 Description 

 

 

 

 

 Etat 

 Une pastille de couleur permet de voir facilement l'état de la demande ( A traiter / Envoyée , Acceptée , Rejetée ). 

 

 

 Motif 

 C'est le motif de l'absence. 

 

 

 Jour de début 

 C'est le premier jour de l'absence (l'employé sera absent ce jour là). 

 

 

 Jour de fin 

 C'est le dernier jour de l'absence (l'employé sera absent ce jour là). 

 

 

 Raison 

 

 C'est le détail de la raison de l'absence. 

 (Ce détail ne sera pas affiché s'il n'a pas été renseigné). 

 

 

 

 

 

 📖 Le journal des événements 

 Le journal des événements permet de savoir qui est la personne qui a fait la demande d'absence, mais aussi qui l'a traitée , et quand. Ce journal est ordonnée de l'événement le plus récent au plus ancien. 

 

 ⚙️ Actions disponibles 

 Selon votre rôle et l'état de la demande, vous pouvez : 

 

 

 

 Action 

 Bouton 

 Description 

 

 

 

 

 

 Voir l'absence sur le planning 

 (Seulement pour les demandes acceptées) 

 

 

 Permet d'afficher l'absence sur le planning des employés. 

 

 

 

 Voir les interventions de production 

 (Seulement pour les demandes acceptées) 

 

 

 Permet d'afficher la liste des interventions de production liées à cette absence. 

 

 

 

 

 🔗 Voir aussi 

 

 La liste des demandes d'absence 

 La liste des interventions de l'absence

Modifier une absence
Cet écran permet de modifier une absence. 

 

 📍 Accéder l'écran 

 La page est accessible depuis la page de  liste des demandes d'absence . 

 Ensuite, il faut cliquer sur le bouton     de l'absence voulue. 

 

 🖥️ Présentation de l'écran 

 

 L'écran est composé d'un formulaire avec les informations de la demande que vous pouvez modifier. 

 Vous pouvez retourner sur la liste des absences via le bouton   , les modifications ne seront pas enregistrée . 

 📝 Renseigner les informations 

 

 

 

 Nom du champ 

 Description 

 

 

 

 

 Employé  (obligatoire) 

 C'est l'employé qui fait la demande d'absence. 

 

 

 Premier jour  (obligatoire) 

 C'est le premier jour de l'absence (l'employé sera absent ce jour là). 

 

 

 Dernier jour  (obligatoire) 

 C'est le dernier jour de l'absence (l'employé sera absence ce jour là). 

 

 

 Motif  (obligatoire) 

 C'est le motif de l'absence. 

 

 

 Raison  (facultatif) 

 C'est le détail de la raison de l'absence. 

 

 

 Valider immédiatement  (facultatif) 

 

 Ce champ n'est visible que si la demande n'a pas encore été traitée. 

   

 Il est possible de valider immédiatement l'absence via ce champ. 

   

 La validation implique  : 

 

 l'ajout  de la demande sur le planning  (uniquement pour le personnel actif sur le planning) 

 Les heures sont  notées et validées  dans le suivi des heures  (uniquement pour le personnel actif sur le planning) 

 Une  notification est envoyée à l'employé   (uniquement si le motif d'absence a la notification d'activée) 

 

 

 

 

 Remarque interne 

 C'est une remarque pour annoter la demande. Cette remarque n'est  visible que par les gestionnaires  des demandes d'absence et n'est  pas communiquée à l'employé . 

 

 

 

 ☑️ Enregistrer les modifications 

 Il faut cliquer sur le bouton d'enregistrement : 

 L'absence sera modifiée avec les nouvelles informations renseignées. 

 Si la demande était enregistrée sur le planning , cela entraînera la modification de l'affectation sur le planning . 

 Si la  demande était déjà validée , cela entraînera la modification de l'affectation sur le planning ainsi que la réinitialisation des interventions de production. 

 

 🔗 Voir aussi 

 

 Lister les demandes d'absence

Lister les interventions d'une absence
Cet écran n'est disponible que pour les  absences validée . Il permet de visualiser les interventions de production liées à l'absence. 

 Il permet aussi de gérer ces interventions. 

 Toutes les interventions ont un nombre d'heures à 0. 

 

 📍 Accéder l'écran 

 La page est accessible depuis la page de détail d'une absence . 

 Ensuite, il faut cliquer sur le bouton     dans l'entête de la page. 

 

 🖥️ Présentation de l'écran 

 

 L'écran contient la liste des interventions liées à l'absence. 

 Le tableau contient plusieurs colonnes : 

 

 

 

 Colonne 

 Description 

 

 

 

 

 Date 

 C'est la date du jour de l'intervention. 

 

 

 Motif 

 C'est le motif de l'intervention. Il peut différer de celui de l'absence. 

 

 

 

 

 ⚙️ Actions disponibles 

 

 

 

 Action 

 Bouton 

 

 

 Ajouter une intervention 

 

 

 

 Modifier une intervention 

 

 

 

 Supprimer une intervention 

 

 

 

 

 ➕ Ajouter une intervention 

 Lorsque vous cliquez sur le bouton d'ajout d'une intervention, vous arrivez sur l'écran d'ajout : 

 

 Vous pouvez renseigner les informations du formulaire pour ajouter la nouvelle intervention. 

 

 

 

 Nom du champ 

 Description 

 

 

 

 

 Date (obligatoire) 

 

 C'est la date du jour de l'intervention. 

 Par défaut, elle est initialisée avec la date de début de l'absence. 

 

 

 

 Motif (obligatoire) 

 C'est le motif d'absence de l'intervention. Par défaut, il est initialisé avec le motif de l'absence. 

 

 

 

 Une fois les informations renseignées, il faut cliquer sur le bouton    pour enregistrer. 

 L'intervention sera ajoutée avec un nombre d'heure à 0, et validée automatiquement. 

 ✏️ Modifier une intervention 

 Lorsque vous cliquez sur le bouton de modification d'une intervention, vous arrivez sur l'écran de modification : 

 

 Vous pouvez modifier les informations du formulaire pour modifier l'intervention. 

 

 

 

 Nom du champ 

 Description 

 

 

 

 

 Date (obligatoire) 

 C'est la date du jour de l'intervention. 

 

 

 Motif (obligatoire) 

 C'est le motif d'absence de l'intervention. 

 

 

 

 Une fois les informations modifiées, il faut cliquer sur le bouton    pour enregistrer. 

 La date et le motif de l'intervention seront modifiés. 

 

 🔗 Voir aussi 

 

 La liste des demandes d'absence 

 Le détail d'une absence

Créer une demande de congés
Les collaborateurs effectuent leurs demandes depuis : 

 Mon compte → Demander un congé 

 

 Ils peuvent suivre l’état depuis : 

 Mon compte → Mes demandes de congés 

 

 🔗 Suite logique 

 ➡️ Valider ou refuser une demande de congés

6. Validation des heures de travail
Les heures sont saisies par les collaborateurs puis validées depuis : 

 

 Production → Suivi des heures 

 

 Validation possible par ligne ou par semaine.

7. Procédures de sortie et de retour d'un collaborateur
➖ Procédure unique de sortie de l’entreprise 

 Le bouton Sortie de l’entreprise permet d’enregistrer le départ d’un salarié. 

 

 Il suffit de renseigner la date de départ . Après validation, Elephant effectue automatiquement les actions suivantes : 

 

 

 Clôture et désactivation du contrat de travail , 

 

 

 Désactivation du compte utilisateur (logiciel et application), 

 

 

 Retrait des services de l’entreprise , 

 

 

 Déplacement de l’interlocuteur dans le tiers ANCIENS COLLABORATEURS , 

 

 

 Déplacement du dossier personnel dans le dossier _ANCIENS sur le serveur. 

 

 

 Lorsqu’un salarié est sorti, un bandeau d’archivage s’affiche sur sa fiche. 

 

 

 🔄 Procédure de retour d’un collaborateur 

 Lorsqu’un collaborateur est archivé, vous pouvez cliquer sur le bouton de retour situé en haut à droite. 

 

 Le logiciel vous demande : 

 

 

 La date de retour , 

 

 

 La réaffectation des services . 

 

 

 Les autorisations sont pré-remplies avec celles dont le collaborateur disposait auparavant. 

 À la validation, Elephant réalise automatiquement : 

 

 

 La réactivation du compte utilisateur avec un nouveau mot de passe, 

 

 

 Le rattachement de l’interlocuteur au tiers approprié , 

 

 

 La restauration du dossier personnel sur le serveur. 

 

 

 👉 Comme lors de l’entrée, il vous appartient d’ enregistrer un nouveau contrat de travail à l’issue de la procédure de retour.

Suivi des heures de production

Tableau de bord
Cet écran est la gestion des interventions de tous les employés. 

 Il permet de : 

 

 Visualiser toutes les interventions 

 Rechercher une intervention 

 Valider une intervention 

 Créer une intervention pour un employé 

 Modifier une intervention 

 

 

 📍 Accéder l'écran 

 La page est accessible depuis : 

 

 

 

 Menu principal 

 ➔ 

 

 ➔ 

 

 

 

 

 

 🖥️ Présentation de l'écran 

 

 L'écran est divisé en deux parties : 

 

 Filtrer l'affichage 

 Récapitulatif des heures travaillées 

 

 Filtrer l'affichage 

 Vous pouvez filtrer sur plusieurs éléments : 

 

 

 

 Nom du champ 

 Description 

 

 

 

 

 Intervenant 

 Vous pouvez choisir un ou tous les employés 

 

 

 Affaire 

 Vous pouvez choisir une ou toutes les affaires 

 

 

 Interventions du 

 

 Début de la période d'affichage 

 

 

 

 au 

 Fin de la période d'affichage 

 

 

 Type de travail 

 Le type de travail lié aux interventions 

 

 

 Seulement les heures non validées 

 Cela permet d'afficher seulement les heures non validées 

 

 

 Élargir aux anciens collaborateurs 

 Cela permet d'afficher les employés qui ne sont plus dans l'entreprise dans le champ Intervenant 

 

 

 Type d'heure 

 Le type d'heure lié aux interventions 

 

 

 

 Une fois les champs souhaités remplis, il faut appuyer sur le bouton Afficher . 

 Récapitulatif des heures travaillées 

 Le récapitulatif est ordonné en semaine et par intervenant . Il y a un donc un total affiché pour la semaine d'un intervenant, ainsi qu'un total pour un intervenant. Un total général est aussi affiché. Un total par jour est affiché et est utile si plusieurs interventions sont enregistrées pour une date. 

 Le récapitulatif contient plusieurs colonnes : 

 

 

 

 Colonne 

 Description 

 

 

 

 

 Date 

 

 Jour de l'intervention 

 

 

 

 Durée 

 Durée de l'intervention 

 

 

 H. nuit 

 Durée du temps additionnel de l'intervention 

 

 

 Trajets 

 Temps de trajet 

 

 

 Client 

 Client lié à l'intervention 

 

 

 Projet 

 Affaire, absence ou non affectable lié à l'intervention 

 

 

 Type de travail 

 Le type de travail réalisé 

 

 

 Code postal 

 

 Le code postal de l'affaire 

 (Il n'y a un code postal que pour les interventions liées aux affaires) 

 

 

 

 Déplacement 

 

 C'est le coût de déplacement lié à cette intervention 

 

 

 

 Travail effectué 

 

 C'est le détail du travail effectué dans cette intervention 

 

 

 

 

 

 ⚙️ Actions disponibles 

 Selon votre role, vous pouvez : 

 

 

 

 Action 

 Bouton 

 

 

 

 

 Ouvrir la liste des absences 

 

 

 

 

 Créer une intervention 

 Une intervention peut être une intervention sur une affaire ou non affectable 

 

 

 

 

 Créer une absence 

 

 

 

 Dupliquer la semaine d'intervention pour un autre employé 

 

 

 

 Valider les heures de la semaine d'un employé 

 

 

 

 Dupliquer une intervention 

 

 

 

 Valider une intervention 

 

 

 

 Dévalider une intervention 

 

 

 

 Modifier une intervention 

 

 

 

 Supprimer une intervention 

 

 

 

 

 

 🔗 Voir aussi 

 

 Lister les absences 

 Créer une nouvelle demande d'absence