🏗️ Ouvrir une affaire à partir d'un devis

Vous avez convaincu votre client et le devis a été signé ✍️
Il est maintenant temps d’ouvrir l’affaire dans l’ERP afin de pouvoir :

💰 Assurer le suivi financier
🗓️ Planifier les interventions
📦 Gérer les approvisionnements
🧾 Suivre la facturation

▶️ Lancer l’ouverture de l’affaire

Depuis le devis validé, cliquez sur l’icône « Ouvrir le chantier » :

⚠️ Remarque
Cette icône n’est visible que si le devis est à l’état « Envoyé au client ».

🧾 Formulaire d’ouverture de chantier

Le formulaire d’ouverture de chantier est pré-rempli avec les informations issues du devis :

Nom du client
Intitulé de l’affaire
Données principales du devis

Vous pouvez toutefois modifier le client à cette étape si nécessaire.

🏷️ Nom usuel du chantier

Le nom usuel du chantier correspond à l’intitulé utilisé en interne par vos équipes.

Par défaut, il est proposé sous la forme : NOM DU CLIENT – Intitulé du chantier

📅 Date de début de chantier

La date de début de chantier est obligatoire.

Elle est utilisée pour établir une projection du planning des poseurs
Si la date n’est pas encore connue, vous pouvez renseigner une date estimée

🔄 Nouvelle affaire ou avenant

Le formulaire vous demande ensuite si le devis validé correspond :

➕ À une nouvelle affaire
➕ À un avenant d’une affaire existante

Dans le cas d’un avenant, sélectionnez l’affaire à laquelle rattacher cette nouvelle commande.

📍 Adresse du chantier

Complétez l’adresse du chantier.

Si le chantier se déroule à la même adresse que celle du client, utilisez le bouton de recopie rapide situé à droite.

📑 Informations administratives

Vous devrez ensuite répondre à plusieurs questions destinées à permettre aux services administratifs de préparer les documents nécessaires à la réalisation du chantier :

📄 PPSPS
🛡️ Plan de prévention
Autres obligations réglementaires

✅ Validation des engagements

Selon la configuration mise en place par la cellule qualité, vous pouvez être amené à valider différents engagements avant l’ouverture de l’affaire.

⚠️ Si ces engagements sont activés, toutes les cases doivent être cochées pour pouvoir ouvrir l’affaire.

👥 Responsables et analytique du chantier

Pour finaliser l’ouverture de l’affaire :

👤 Désignez les personnes en charge du chantier selon leur rôle
📊 Renseignez l’analytique du chantier (activité, centre de profits, etc.), utilisée dans les tableaux de bord

Un maître d’œuvre peut également être renseigné :

Si le chantier n’en dispose pas, vous devez décocher la case correspondante

💡 Bonnes pratiques

Pour faciliter le travail du service ADV, pensez à :

🧾 Renseigner le numéro de commande du client dès l’ouverture de l’affaire

🔄 Transmission automatique des informations aux autres services

Lors de l’ouverture de l’affaire, Elephant génère automatiquement plusieurs tâches administratives nécessaires à la préparation du chantier, notamment :

📄 PPSPS
🛡️ Plan de prévention
👷 Accueil sécurité sur site

Ces tâches sont automatiquement rattachées aux utilisateurs concernés, en fonction de leurs rôles (sécurité, RH, administratif…).

👉 Cela permet à chaque service de disposer immédiatement des informations nécessaires, sans ressaisie.

🧩 Suivi des tâches liées au chantier

Pour visualiser les tâches qui vous sont attribuées, vous pouvez installer le widget « Mes tâches à faire » sur votre page d’accueil.

D’afficher les tâches en attente qui vous concernent,
De marquer une tâche comme terminée.

✅ Lorsqu’une tâche est validée, elle est automatiquement marquée comme terminée pour l’ensemble des utilisateurs associés.

Un suivi global des tâches est également disponible depuis la fiche chantier, dans l’onglet « Tâches ».

⚠️ Remarque
L’affectation des utilisateurs aux différentes tâches se fait depuis le menu :
Paramétrages > Tâches, sous réserve de disposer des droits nécessaires.

🖨️ Générer la fiche synthèse du chantier

Une fois l’affaire ouverte, vous pouvez générer la fiche synthèse du chantier au format PDF.

Pour cela :

Cliquez sur l’icône imprimante située en haut à droite de la fiche chantier.

Cette fiche regroupe :

Les coordonnées du client,
Les principales informations financières de l’affaire.

📄 Elle est particulièrement utile pour un partage rapide avec les équipes ou les services administratifs.