🏗️ Ouvrir une affaire à partir d'un devis

Vous avez convaincu votre client et le devis a étéété signésigné ✍️
Il est maintenant temps d’d’ouvrir l’l’affaire dans l’l’ERP afin de pouvoir :

• 💰 Assurer le suivi financier

• 🗓️ Planifier les interventions

• 📦 GérerGérer les approvisionnements

• 🧾 Suivre la facturation

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▶️ Lancer l’l’ouverture de l’l’affaire

Depuis le devis validé,validé, cliquez sur l’icônel’icône «« Ouvrir le chantier »» :

⚠️ Remarque
Cette icôneicône n’n’est visible que si le devis est àà l’étatl’état «« EnvoyéEnvoyé au client »».

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🧾 Formulaire d’d’ouverture de chantier

Le formulaire d’d’ouverture de chantier est pré-pré-rempli avec les informations issues du devis :

• Nom du client

• IntituléIntitulé de l’l’affaire

• DonnéesDonnées principales du devis

Vous pouvez toutefois modifier le client àà cette étapeétape si nécessaire.nécessaire.

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🏷️ Nom usuel du chantier

Le nom usuel du chantier correspond àà l’intitulél’intitulé utiliséutilisé en interne par vos équipes.équipes.

• Par défaut,défaut, il est proposéproposé sous la forme : NOM DU CLIENT –– IntituléIntitulé du chantier

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📅 Date de débutdébut de chantier

La date de débutdébut de chantier est obligatoire.

• Elle est utiliséeutilisée pour établirétablir une projection du planning des poseurs

• Si la date n’n’est pas encore connue, vous pouvez renseigner une date estiméeestimée

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🔄 Nouvelle affaire ou avenant

Le formulaire vous demande ensuite si le devis validévalidé correspond :

• ➕ ÀÀ une nouvelle affaire

• ➕ ÀÀ un avenant d’d’une affaire existante

Dans le cas d’d’un avenant, sélectionnezsélectionnez l’l’affaire àà laquelle rattacher cette nouvelle commande.

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📍 Adresse du chantier

ComplétezComplétez l’l’adresse du chantier.

• Si le chantier se dérouledéroule àà la mêmemême adresse que celle du client, utilisez le bouton de recopie rapide situésitué àà droite.

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📑 Informations administratives

Vous devrez ensuite répondrerépondre àà plusieurs questions destinéesdestinées àà permettre aux services administratifs de préparerpréparer les documents nécessairesnécessaires àà la réalisationréalisation du chantier :

• 📄 PPSPS

• 🛡️ Plan de préventionprévention

• Autres obligations réglementairesréglementaires

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✅ Validation des engagements

Selon la configuration mise en place par la cellule qualitéqualité, vous pouvez êtreêtre amenéamené àà valider différentsdifférents engagements avant l’l’ouverture de l’l’affaire.

⚠️ Si ces engagements sont activés,activés, toutes les cases doivent êtreêtre cochéescochées pour pouvoir ouvrir l’l’affaire.

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👥 Responsables et analytique du chantier

Pour finaliser l’l’ouverture de l’l’affaire :

• 👤 DésignezDésignez les personnes en charge du chantier selon leur rôlerôle

• 📊 Renseignez l’l’analytique du chantier (activité,activité, centre de profits, etc.), utiliséeutilisée dans les tableaux de bord

Un maîtremaître d’œuvred’œuvre peut égalementégalement êtreêtre renseignérenseigné :

• Si le chantier n’n’en dispose pas, vous devez décocherdécocher la case correspondante

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💡 Bonnes pratiques

Pour faciliter le travail du service ADV, pensez àà :

• 🧾 Renseigner le numéronuméro de commande du client dèsdès l’l’ouverture de l’l’affaire

 

🔄 Transmission automatique des informations aux autres services

Lors de l’ouverture de l’affaire, Elephant génère automatiquement plusieurs tâches administratives nécessaires à la préparation du chantier, notamment :

• 📄 PPSPS

• 🛡️ Plan de prévention

• 👷 Accueil sécurité sur site

Ces tâches sont automatiquement rattachées aux utilisateurs concernés, en fonction de leurs rôles (sécurité, RH, administratif…).

👉 Cela permet à chaque service de disposer immédiatement des informations nécessaires, sans ressaisie.

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🧩 Suivi des tâches liées au chantier

Pour visualiser les tâches qui vous sont attribuées, vous pouvez installer le widget « Mes tâches à faire » sur votre page d’accueil.

Ce widget permet :

• D’afficher les tâches en attente qui vous concernent,

• De marquer une tâche comme terminée.

✅ Lorsqu’une tâche est validée, elle est automatiquement marquée comme terminée pour l’ensemble des utilisateurs associés.

Un suivi global des tâches est également disponible depuis la fiche chantier, dans l’onglet « Tâches ».

⚠️ Remarque
L’affectation des utilisateurs aux différentes tâches se fait depuis le menu :
Paramétrages > Tâches, sous réserve de disposer des droits nécessaires.

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🖨️ Générer la fiche synthèse du chantier

Une fois l’affaire ouverte, vous pouvez générer la fiche synthèse du chantier au format PDF.

Pour cela :

• Cliquez sur l’icône imprimante située en haut à droite de la fiche chantier.

Cette fiche regroupe :

• Les coordonnées du client,

• Les principales informations financières de l’affaire.

📄 Elle est particulièrement utile pour un partage rapide avec les équipes ou les services administratifs.