G. Ressources Humaines

Création de l’interlocuteur, rattaché :
- à votre société (CDI, CDD),
- ou à un tiers temporaire (intérimaires) ;
Création du compte utilisateur :
- identifiant = adresse e-mail,
- mot de passe généré automatiquement et affiché une seule fois ;
Création du dossier utilisateur sur le serveur, à partir du dossier _MODELE.

Il vous reste alors à définir les droits d’accès :

Sélectionnez un profil numéroté, selon la fonction du collaborateur.
Ajoutez si besoin des droits complémentaires en cochant les autorisations.

👉 Les autorisations sont cumulatives (ex. : validation des heures + validation des congés).

Cliquez sur Continuer.

✅ Fin de la procédure d’entrée

La procédure initiale est terminée.
Vous pouvez désormais :

Compléter le profil utilisateur,
Renseigner les informations personnelles,
Enregistrer le contrat de travail.

Accédez à la fiche individuelle via les boutons disponibles ou via Afficher la fiche personnelle.

1. Gestion du personnel

🔐 Activer l’accès à la consultation des documents

Cette fonctionnalité, accessible au service Ressources Humaines, permet d’autoriser les membres de l’équipe administrative à consulter certains documents des salariés.

⚠️ L’activation du partage doit être réalisée avec précaution et conformément aux règles internes de l’entreprise.

👥 Partager des documents avec l’équipe administrative

Pour activer l’accès à la consultation des documents d’un salarié, suivez les étapes suivantes :

1️⃣ Accédez au listing du personnel, puis ouvrez la fiche de l’employé concerné

2️⃣ Ouvrez l’onglet « Documents »

3️⃣ Cliquez sur le bouton de partage situé en face de chaque dossier que vous souhaitez rendre consultable

⚠️ Bonnes pratiques & conformité RGPD

🔒 Ne partagez que les documents strictement nécessaires
📜 Respectez les règles définies dans votre charte RGPD
👁️ Limitez l’accès aux seules personnes habilitées

Cette configuration permet de concilier collaboration interne et protection des données personnelles des salariés.

1. Gestion du personnel

👤 Consulter les documents des salariés

Les responsables du service Ressources Humaines peuvent vous autoriser à consulter certains documents personnels des employés.

⚠️ L’accès à ces documents dépend des droits accordés par le service RH.

🔎 Accéder aux documents partagés

Pour consulter les documents d’un salarié, suivez les étapes suivantes :

1️⃣ Accédez au listing du personnel

2️⃣ Ouvrez la fiche de l’employé recherché

3️⃣ Ouvrez l’onglet « Documents partagés »

ℹ️ En cas de document manquant

Si vous ne trouvez pas le document recherché :

📂 Il est possible que le document n’ait pas été partagé
👥 Rapprochez-vous de votre service RH, qui pourra vérifier ou activer l’accès à la consultation des documents

Cette fonctionnalité permet de consulter en toute sécurité les documents nécessaires, dans le respect des droits et des autorisations définis par les Ressources Humaines.

2. Dossier du salarié

Fiche individuelle du salarié

Cet écran centralise toutes les informations qui concernent le salarié.

📍 Accéder l'écran

La page est accessible depuis le listing du personnel.

Ensuite il faut cliquer sur le bouton du salarié voulu.

🖥️ Présentation de l'écran

Les informations de cet écran peuvent différer selon votre role.

L'écran est divisé en deux parties :

La partie haute qui contient des actions et des informations concernant le salarié
La partie basse qui liste des onglets sur d'autres informations concernant le salarié

Partie haute

⚙️ Actions disponibles

Action	Bouton
Voir le journal de modifications des informations du salarié
Exporter le contact en PDF
Exporter le contact en V CARD
Ouvrir la procédure de sortie de l'entreprise du salarié
Déconnecter l'utilisateur de tous ses appareils
Mettre à jour le statut du salarié dans l'entreprise

⚙️ Informations disponibles

Ces informations concernent le salarié. Si le bouton est en rouge, c'est que l'information est manquante.

Informations	Bouton
Modifier le profil du salarié Permet de modifier l'identité et les informations entreprise du salarié
Modifier les informations personnelles du salarié Le bouton s'affiche en rouge si des informations personnelles sont manquantes Ces données sont sensibles et ne sont visibles que par les profils habilités
Visibilité sur le planning du salarié
Modifier les identifiants et les droits sur le logiciel du salarié
Nom du tiers auquel le salarié est rattaché dans l'annuaire
Aucun contrat de travail actif S'affiche seulement si aucun contrat de travail n'est actif pour ce salarié

Partie basse

La partie basse reprend les différentes informations du salarié sous forme d'onglets (ces onglets s'affichent en fonction de votre role) :

Profil : liste les informations du salarié dans l'entreprise
Informations personnelles : liste les informations personnelles du salarié
Contrats de travail : permet la gestion des contrats de travail du salarié
Evolution du coût moyen : liste l'historique des statuts du salarié dans l'entreprise
Formations : permet la gestion des formations du salarié
Planification des absences : liste l'historique des absences du salarié
Avances sur salaire : permet la gestion des avances sur salaire du salarié
Documents : liste les dossiers et fichiers liés au salarié

🔗 Voir aussi

➡️ Saisir les informations personnelles RH

2. Dossier du salarié

Informations personnelles RH

Depuis la fiche collaborateur, cliquez sur Informations personnelles.

Ces informations sont :

visibles uniquement par les membres habilités RH,
utilisées pour la paie et les obligations légales.

Le bouton Modifier le profil permet de renseigner les informations visibles par tous.

⚠️ Pour respecter le RGPD, n’utilisez jamais le profil pour les coordonnées personnelles.

Vous pouvez les remplir à l'aide du bouton "Informations personnelles incomplètes"

🔗 Suite logique

➡️ Enregistrer un contrat de travail

2. Dossier du salarié

Planification des absences

Cet écran permet de rechercher et lister les absences du salarié.

📍 Accéder l'écran

La page est accessible depuis la fiche salarié.

Ensuite, il faut cliquer sur l'onglet Planification des absences.

🖥️ Présentation de l'écran

L'écran est divisé en deux parties :

Les filtres de recherche à gauche
Le tableau des absences à droite

🔎 Rechercher et filtrer

Vous pouvez filtrer par :

Motif (vous pouvez sélectionner un ou plusieurs motifs)
Etat (vous pouvez sélectionner un ou plusieurs états)

Il est aussi possible de réduire la période d'affichage pour n'afficher que les absences qui sont contenues dans cette période. C'est-à-dire que l'absence commence, se termine ou traverse la période choisie.

Une fois les champs souhaités remplis, il faut appuyer sur le bouton : Filtrer.

📊 Tableau des absences

Le tableau contient plusieurs colonnes :

Colonne	Description
Début	Date du début de l'absence
Fin	Date de fin de l'absence
Motif	Motif de l'absence
Etat	Etat de traitement
Raison	Raison détaillée de l'absence

📌 Signification des états

A traiter : la demande est en attente de validation ou de refus
Acceptée : la demande a été acceptée (les heures de productions et le planning sont complétés)
Rejetée : la demande a été refusée

Il est possible d'enregistrer la demande sur le planning avant de la valider. Son état sera complété de : .

⚙️ Actions disponibles

Selon votre rôle, vous pouvez :

Action	Bouton
Afficher le détail d'une absence

🔗 Voir aussi

3. Contrats de travail

Depuis l’onglet Contrats de travail, vous pouvez consulter le contrat actif et l’historique.

Cliquez sur Ajouter pour enregistrer un contrat.

Règles principales :

Type d’emploi filtré selon le contrat,
Date de fin vide pour les CDI,
Un seul contrat actif à la fois,
Employeur sélectionné dans l’annuaire,
Possibilité d’ignorer le renouvellement.

🔗 Suite logique

➡️ Suivre les formations des collaborateurs

4. Formations des collaborateurs

Les formations sont saisies depuis l’onglet Formations de la fiche salarié.

🔗 Suite logique

➡️ Faire une demande de congés

5. Demandes d'absence (congés)

Lister les demandes d'absence (congés)

Cet écran permet de :

Visualiser toutes les absences
Rechercher une absence
Suivre leur statut
Traiter les absences

Il s'agit de la page principale pour gérer les absences des collaborateurs.

📍 Accéder l'écran

La page est accessible depuis :

🖥️ Présentation de l'écran

L'écran est divisé en deux parties :

Les filtres de recherche à gauche
Le tableau des absences à droite

🔎 Rechercher et filtrer

Vous pouvez filtrer par :

Employé (vous pouvez sélectionner un employé ou les sélectionner tous)
Motif (vous pouvez sélectionner un ou plusieurs motifs)
Etat (vous pouvez sélectionner un ou plusieurs états)

Une fois les champs souhaités remplis, il faut appuyer sur le bouton : Filtrer.

📊 Tableau des absences

Le tableau contient plusieurs colonnes :

Colonne	Description
Salarié	Nom du salarié qui concerne l'absence
Début	Date de début de l'absence
Fin	Date de fin de l'absence
Motif	Motif de l'absence
Etat	Etat de traitement
Raison	Raison détaillée de l'absence

📌 Signification des états

A traiter : la demande est en attente de validation ou de refus
Acceptée : la demande a été acceptée (les heures de productions et le planning sont complétés)
Rejetée : la demande a été refusée

Il est possible d'enregistrer la demande sur le planning avant de la valider. Son état sera complété de : .

⚙️ Actions disponibles

Selon votre rôle, vous pouvez :

Action	Bouton
Exporter les absences dans un fichier Excel
Créer une nouvelle demande d'absence
Afficher le détail d'une absence
Modifier une absence
Enregistrer une demande sur le planning (uniquement pour le personnel actif sur le planning)
Valider une demande La validation implique : l'ajout de la demande sur le planning (uniquement pour le personnel actif sur le planning) Les heures sont notées et validées dans le suivi des heures (uniquement pour le personnel actif sur le planning) Une notification est envoyée à l'employé (uniquement si le motif d'absence a la notification d'activée)
Refuser une demande Le refus implique : La suppression de l'affectation sur le planning (s'il y en avait une) Les heures associées dans le suivi des heures sont supprimées (s'il y en avait)

🔗 Voir aussi

5. Demandes d'absence (congés)

Exporter les absences sur Excel

Cet écran permet d'exporter les absences dans un fichier excel.

📍 Accéder l'écran

La page est accessible depuis la page de liste des demandes d'absence.

Ensuite, il faut cliquer sur le bouton dans l'entête de la page.

🖥️ Présentation de l'écran

L'écran est composé d'un formulaire avec des filtres à compléter.

📝 Renseigner les informations

Nom du champ	Description
Types d'absence (obligatoire)	C'est le motif de l'absence. On peut en sélectionner un ou plusieurs.
Entre le (obligatoire)	C'est la date de début de la période d'extraction.
et le (obligatoire)	C'est la date de fin de la période d'extraction.
Types d'emplois (obligatoire)	Les absences des personnes appartenant aux types d'emplois sélectionnés seront extraites.
Activité entreprise (obligatoire)	Les absences des personnes appartenant aux activités d'entreprise sélectionnées seront extraites. Les employés seront ordonnés par l'activité de l'entreprise.
Séparer les types d'absence (facultatif)	Cela permet d'afficher les absences par motif. Si cochée, chaque motif d'absence aura sa propre feuille excel.
Affichage (obligatoire)	C'est le choix de l'affichage : Par jour : si un employé est absent une journée de la période, la journée sera mise en valeur. Par semaine : si un employé est absent une journée dans une semaine de la période, la semaine sera mise en valeur (même si l'employé n'est absent qu'une journée de la semaine).

Tous les filtres seront combinés pour extraire les absences.

☑️ Enregistrer la demande

Cliquer sur le bouton d'export :

Le fichier est ensuite généré et le téléchargement est lancé.

🔗 Voir aussi

Lister les demandes d'absence

5. Demandes d'absence (congés)

Créer une demande d'absence (congés)

Cet écran permet de créer une demande d'absence pour un collaborateur.
Il est réservé aux gestionnaires des demandes d'absence.

📍 Accéder l'écran

La page est accessible depuis la page de liste des demandes d'absence.

Ensuite, il faut cliquer sur le bouton d'ajout :

🖥️ Présentation de l'écran

L'écran est composé d'un formulaire avec les informations sur la demande à renseigner.

Vous pouvez retourner sur la liste des absences via le bouton , les modifications ne seront pas enregistrée.

📝 Renseigner les informations

Nom du champ	Description
Employé (obligatoire)	C'est l'employé qui fait la demande d'absence.
Premier jour (obligatoire)	C'est le premier jour de l'absence (l'employé sera absent ce jour là).
Dernier jour (obligatoire)	C'est le dernier jour de l'absence (l'employé sera absence ce jour là).
Motif (obligatoire)	C'est le motif de l'absence.
Raison (facultatif)	C'est le détail de la raison de l'absence.
Valider immédiatement (facultatif)	Il est possible de valider immédiatement l'absence via ce champ. La validation implique : l'ajout de la demande sur le planning (uniquement pour le personnel actif sur le planning) Les heures sont notées et validées dans le suivi des heures (uniquement pour le personnel actif sur le planning) Une notification est envoyée à l'employé (uniquement si le motif d'absence a la notification d'activée)
Remarque interne	C'est une remarque pour annoter la demande. Cette remarque n'est visible que par les gestionnaires des demandes d'absence et n'est pas communiquée à l'employé.

☑️ Enregistrer la demande

Cliquez sur le bouton d'enregistrement :

La demande est créée avec soit le statut de "A traiter", soit le statut de "Acceptée", en fonction de si la validation a été cochée ou non.

🔗 Voir aussi

Lister les demandes d'absence

5. Demandes d'absence (congés)

Voir le détail d'une absence

Cet écran permet de voir le détail d'une demande d'absence.

📍 Accéder l'écran

La page est accessible depuis la page de liste des demandes d'absence.

Ensuite, il faut cliquer sur le bouton de la demande voulue.

🖥️ Présentation de l'écran

L'écran est divisé en deux parties :

Les informations de la demande
Le journal des événements

📋Les informations

L'entête de la page reprend le nom de l'employé concerné par la demande. Ensuite, nous avons le détail des autres informations.

Information	Description
Etat	Une pastille de couleur permet de voir facilement l'état de la demande (A traiter/Envoyée, Acceptée, Rejetée).
Motif	C'est le motif de l'absence.
Jour de début	C'est le premier jour de l'absence (l'employé sera absent ce jour là).
Jour de fin	C'est le dernier jour de l'absence (l'employé sera absent ce jour là).
Raison	C'est le détail de la raison de l'absence. (Ce détail ne sera pas affiché s'il n'a pas été renseigné).

📖 Le journal des événements

Le journal des événements permet de savoir qui est la personne qui a fait la demande d'absence, mais aussi qui l'a traitée, et quand. Ce journal est ordonnée de l'événement le plus récent au plus ancien.

⚙️ Actions disponibles

Selon votre rôle et l'état de la demande, vous pouvez :

Action	Bouton	Description
Voir l'absence sur le planning (Seulement pour les demandes acceptées)		Permet d'afficher l'absence sur le planning des employés.
Voir les interventions de production (Seulement pour les demandes acceptées)		Permet d'afficher la liste des interventions de production liées à cette absence.

Action

Bouton

Description

Voir l'absence sur le planning

(Seulement pour les demandes acceptées)

Permet d'afficher l'absence sur le planning des employés.

Voir les interventions de production

(Seulement pour les demandes acceptées)

Permet d'afficher la liste des interventions de production liées à cette absence.

🔗 Voir aussi

5. Demandes d'absence (congés)

Modifier une absence

Cet écran permet de modifier une absence.

📍 Accéder l'écran

La page est accessible depuis la page de liste des demandes d'absence.

Ensuite, il faut cliquer sur le bouton de l'absence voulue.

🖥️ Présentation de l'écran

L'écran est composé d'un formulaire avec les informations de la demande que vous pouvez modifier.

Vous pouvez retourner sur la liste des absences via le bouton , les modifications ne seront pas enregistrée.

📝 Renseigner les informations

Nom du champ	Description
Employé (obligatoire)	C'est l'employé qui fait la demande d'absence.
Premier jour (obligatoire)	C'est le premier jour de l'absence (l'employé sera absent ce jour là).
Dernier jour (obligatoire)	C'est le dernier jour de l'absence (l'employé sera absence ce jour là).
Motif (obligatoire)	C'est le motif de l'absence.
Raison (facultatif)	C'est le détail de la raison de l'absence.
Valider immédiatement (facultatif)	Ce champ n'est visible que si la demande n'a pas encore été traitée. Il est possible de valider immédiatement l'absence via ce champ. La validation implique : l'ajout de la demande sur le planning (uniquement pour le personnel actif sur le planning) Les heures sont notées et validées dans le suivi des heures (uniquement pour le personnel actif sur le planning) Une notification est envoyée à l'employé (uniquement si le motif d'absence a la notification d'activée)
Remarque interne	C'est une remarque pour annoter la demande. Cette remarque n'est visible que par les gestionnaires des demandes d'absence et n'est pas communiquée à l'employé.

☑️ Enregistrer les modifications

Il faut cliquer sur le bouton d'enregistrement :

L'absence sera modifiée avec les nouvelles informations renseignées.

Si la demande était enregistrée sur le planning, cela entraînera la modification de l'affectation sur le planning.

Si la demande était déjà validée, cela entraînera la modification de l'affectation sur le planning ainsi que la réinitialisation des interventions de production.

🔗 Voir aussi

Lister les demandes d'absence

5. Demandes d'absence (congés)

Lister les interventions d'une absence

Cet écran n'est disponible que pour les absences validée. Il permet de visualiser les interventions de production liées à l'absence.

Il permet aussi de gérer ces interventions.

Toutes les interventions ont un nombre d'heures à 0.

📍 Accéder l'écran

La page est accessible depuis la page de détail d'une absence.

Ensuite, il faut cliquer sur le bouton dans l'entête de la page.

🖥️ Présentation de l'écran

L'écran contient la liste des interventions liées à l'absence.

Le tableau contient plusieurs colonnes :

Colonne	Description
Date	C'est la date du jour de l'intervention.
Motif	C'est le motif de l'intervention. Il peut différer de celui de l'absence.

⚙️ Actions disponibles

Action	Bouton
Ajouter une intervention
Modifier une intervention
Supprimer une intervention

➕ Ajouter une intervention

Lorsque vous cliquez sur le bouton d'ajout d'une intervention, vous arrivez sur l'écran d'ajout :

Vous pouvez renseigner les informations du formulaire pour ajouter la nouvelle intervention.

Nom du champ	Description
Date (obligatoire)	C'est la date du jour de l'intervention. Par défaut, elle est initialisée avec la date de début de l'absence.
Motif (obligatoire)	C'est le motif d'absence de l'intervention. Par défaut, il est initialisé avec le motif de l'absence.

Nom du champ

Description

Date (obligatoire)

C'est la date du jour de l'intervention.

Par défaut, elle est initialisée avec la date de début de l'absence.

Motif (obligatoire)

C'est le motif d'absence de l'intervention.
Par défaut, il est initialisé avec le motif de l'absence.

Une fois les informations renseignées, il faut cliquer sur le bouton pour enregistrer.

L'intervention sera ajoutée avec un nombre d'heure à 0, et validée automatiquement.

✏️ Modifier une intervention

Lorsque vous cliquez sur le bouton de modification d'une intervention, vous arrivez sur l'écran de modification :

Vous pouvez modifier les informations du formulaire pour modifier l'intervention.

Nom du champ	Description
Date (obligatoire)	C'est la date du jour de l'intervention.
Motif (obligatoire)	C'est le motif d'absence de l'intervention.

Une fois les informations modifiées, il faut cliquer sur le bouton pour enregistrer.

La date et le motif de l'intervention seront modifiés.

🔗 Voir aussi

5. Demandes d'absence (congés)

Créer une demande de congés

Les collaborateurs effectuent leurs demandes depuis :

Mon compte → Demander un congé

Ils peuvent suivre l’état depuis :

Mon compte → Mes demandes de congés

🔗 Suite logique

➡️ Valider ou refuser une demande de congés

6. Validation des heures de travail

Les heures sont saisies par les collaborateurs puis validées depuis :

Production → Suivi des heures

Validation possible par ligne ou par semaine.

7. Procédures de sortie et de retour d'un collaborateur

➖ Procédure unique de sortie de l’entreprise

Le bouton Sortie de l’entreprise permet d’enregistrer le départ d’un salarié.

Il suffit de renseigner la date de départ.
Après validation, Elephant effectue automatiquement les actions suivantes :

Clôture et désactivation du contrat de travail,
Désactivation du compte utilisateur (logiciel et application),
Retrait des services de l’entreprise,
Déplacement de l’interlocuteur dans le tiers ANCIENS COLLABORATEURS,
Déplacement du dossier personnel dans le dossier _ANCIENS sur le serveur.

Lorsqu’un salarié est sorti, un bandeau d’archivage s’affiche sur sa fiche.

🔄 Procédure de retour d’un collaborateur

Lorsqu’un collaborateur est archivé, vous pouvez cliquer sur le bouton de retour situé en haut à droite.

Le logiciel vous demande :

La date de retour,
La réaffectation des services.

Les autorisations sont pré-remplies avec celles dont le collaborateur disposait auparavant.

À la validation, Elephant réalise automatiquement :

La réactivation du compte utilisateur avec un nouveau mot de passe,
Le rattachement de l’interlocuteur au tiers approprié,
La restauration du dossier personnel sur le serveur.

👉 Comme lors de l’entrée, il vous appartient d’enregistrer un nouveau contrat de travail à l’issue de la procédure de retour.

Suivi des heures de production

Tableau de bord

Cet écran est la gestion des interventions de tous les employés.

Il permet de :

Visualiser toutes les interventions
Rechercher une intervention
Valider une intervention
Créer une intervention pour un employé
Modifier une intervention

📍 Accéder l'écran

La page est accessible depuis :

🖥️ Présentation de l'écran

L'écran est divisé en deux parties :

Filtrer l'affichage
Récapitulatif des heures travaillées

Filtrer l'affichage

Vous pouvez filtrer sur plusieurs éléments :

Nom du champ	Description
Intervenant	Vous pouvez choisir un ou tous les employés
Affaire	Vous pouvez choisir une ou toutes les affaires
Interventions du	Début de la période d'affichage
au	Fin de la période d'affichage
Type de travail	Le type de travail lié aux interventions
Seulement les heures non validées	Cela permet d'afficher seulement les heures non validées
Élargir aux anciens collaborateurs	Cela permet d'afficher les employés qui ne sont plus dans l'entreprise dans le champ Intervenant
Type d'heure	Le type d'heure lié aux interventions

Une fois les champs souhaités remplis, il faut appuyer sur le bouton Afficher.

Récapitulatif des heures travaillées

Le récapitulatif est ordonné en semaine et par intervenant. Il y a un donc un total affiché pour la semaine d'un intervenant, ainsi qu'un total pour un intervenant. Un total général est aussi affiché.
Un total par jour est affiché et est utile si plusieurs interventions sont enregistrées pour une date.

Le récapitulatif contient plusieurs colonnes :

Colonne	Description
Date	Jour de l'intervention
Durée	Durée de l'intervention
H. nuit	Durée du temps additionnel de l'intervention
Trajets	Temps de trajet
Client	Client lié à l'intervention
Projet	Affaire, absence ou non affectable lié à l'intervention
Type de travail	Le type de travail réalisé
Code postal	Le code postal de l'affaire (Il n'y a un code postal que pour les interventions liées aux affaires)
Déplacement	C'est le coût de déplacement lié à cette intervention
Travail effectué	C'est le détail du travail effectué dans cette intervention

⚙️ Actions disponibles

Selon votre role, vous pouvez :

Action	Bouton
Ouvrir la liste des absences
Créer une intervention Une intervention peut être une intervention sur une affaire ou non affectable
Créer une absence
Dupliquer la semaine d'intervention pour un autre employé
Valider les heures de la semaine d'un employé
Dupliquer une intervention
Valider une intervention
Dévalider une intervention
Modifier une intervention
Supprimer une intervention